Kostenloser Leitfaden

Power Platform Adaption: Low-Code erfolgreich einführen.

Von der Idee zum Projekt: Wie Sie die Microsoft Power Platform im Unternehmen so einführen, dass die Menschen mitziehen. In drei Phasen und 18 Schritten, vom ersten Kick-off bis zum Center of Excellence. Kostenlos und ohne Anmeldung.

Zu den drei Phasen Erstgespräch vereinbaren

3 Phasen
18 Schritte
Der Mensch im Mittelpunkt
Kostenlos ohne Anmeldung

01Von der Idee zum Projekt

Einfach anpassen, statt kompliziert entwickeln.

Die abstrakte Low-Code-Adaptionsplanung auf Basis der Microsoft Power Platform ist ein neuer Weg, Geschäftsprozesse anzupassen. Sie stellt Abstraktion und Einfachheit in den Vordergrund, reduziert so die Komplexität und sorgt gleichzeitig dafür, dass sich Lösungen effizient an veränderte Anforderungen anpassen lassen.

Damit können Unternehmen agile und skalierbare Lösungen entwickeln, ohne dass dafür tiefgreifende technische Expertise nötig ist.

Zielsetzung: Moderne Low-Code-Technologien für die Workflow- und Applikationsentwicklung einführen, zur

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung und Automatisierung manueller Prozesse.
Risikominimierung durch das Auflösen von Wissenssilos in der IT und den Wissenstransfer in die Fachbereiche.
Low-Code-Governance mit Entscheidungsprozessen und Verantwortlichkeiten in einem Center of Excellence (CoE).
Kostenreduktion durch die schrittweise Ablösung wartungsintensiver und teurer Altsysteme.

02Schritt für Schritt

Der Mensch vor der Technik.

Der wichtigste Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Digitalisierungsprojekts ist nicht die Technologie, sondern der Mensch.

Deshalb gilt es zuerst, alle Mitarbeitenden mit einer transparenten, klaren Strategie und passenden Maßnahmen für den Veränderungsprozess zu begeistern und auf der gesamten Reise mitzunehmen. Denn:

1Veränderung bringt Unruhe mit sich.
2Menschen wollen ihren persönlichen Vorteil erkennen.
3Nur im Team lassen sich die strategischen Ziele eines Unternehmens umsetzen.

03Low-Code-Adaptionsplanung

Krabbeln, Gehen, Laufen.

Um alle strategischen Herausforderungen und die nötigen Maßnahmen mit Blick auf die Menschen erfolgreich zu meistern, steht für Low-Code-Technologien das Microsoft Power Platform Adoption Framework als Basis zur Verfügung. Darauf und auf meine Erfahrung aus der Praxis stütze ich mich, denn dieses Vorgehen hat sich über Jahre und viele Projekte hinweg bewährt.

Effizienzsteigerung
RisikoreduktionDatenschutz, Governance und Sicherheit
Kostenminimierung
Implementierung

Das Microsoft Power Platform Adoption Framework gilt als Goldstandard für die Einführung und den Ausbau der Power Platform sowie für Unternehmensmanagement und Governance auf Enterprise-Niveau. Im Kern beruht es auf drei bewährten Säulen, die aufeinander aufbauen wie Krabbeln, Gehen und Laufen.

Microsoft hat seine Empfehlungen inzwischen zur Power Platform adoption guidance mit acht Säulen von Strategie bis Community und zu einem Reifegradmodell weiterentwickelt. Das Prinzip der drei Phasen bleibt ein guter, praxistauglicher Fahrplan.

Krabbeln Phase 1: Einführung (Envision) Ein erstes Team zusammenstellen und Rahmenbedingungen und Ziele mit Menschen, Technologien und Prozessen festlegen. 1Loslegen2Projektteam3Erfolgskriterien4Adaptionsstrategie5Widerstandsmanagement6Schulungsstrategie
Gehen Phase 2: Adaption (Onboard) Führungskräften und Teams den geschäftlichen Nutzen von Low-Code-Anwendungen mit der Microsoft Power Platform aufzeigen. 1Bewusstseinssteigerung2Kommunikationsplan3Belohnungsstrategie4Multiplikatorbildung5Gemeinschaftsbildung6Laufendes Engagement
Laufen Phase 3: Skalierung (Scale) Eine digitale Unternehmenskultur etablieren, die geschäftliche Herausforderungen sicher und nachhaltig löst. 1Center of Excellence (CoE)2Effizienzsteigerung3Kompetenzausbau4Supportprozesse5Erfolgsmessung6Aktivitätskalender

04Phase 1 · Krabbeln

Einführung (Envision)

„Es“ vorstellen und sich vorstellen können! Ein erstes Team zusammenstellen und Rahmenbedingungen und Ziele mit Menschen, Technologien und Prozessen festlegen.

Phase 1 · Schritt 1

Loslegen

Loslegen mit dem Bewusstsein, dass mit der Microsoft Power Platform alle Mitarbeitenden ihre Geschäftsprozesse einfach, schnell und mit viel Mehrwert digitalisieren und automatisieren können.

Dazu dient eine Kick-off-Veranstaltung, die das Potenzial von Low-Code-Anwendungen zeigt, u. a. mit Storytelling und Use Cases, und die Komponenten der Power Platform im Zusammenspiel mit Microsoft 365-Apps wie Outlook, OneDrive, SharePoint und Planner vorstellt.

Ziel ist, dass zunächst alle Mitarbeitenden einen groben Überblick über das Potenzial der Microsoft Power Platform erhalten.

Phase 1 · Schritt 2

Projektteam

Zusammenstellung eines multidisziplinären Projektteams aus leitenden Unterstützenden, technischen Talenten und interessierten Mitarbeitenden.

Für das bestmögliche Team sollte vorher klar sein, welche Personen mit welchen Fähigkeiten gebraucht werden, um die Herausforderungen im gesamten Adaptionsprozess zu lösen.

Dazu kann bspw. eine Art Projektbewerbung dienen, eine Umfrage zur Identifizierung möglicher Mitglieder oder die Empfehlung durch Vorgesetzte in Schlüsselfunktionen.

Phase 1 · Schritt 3

Erfolgskriterien

Die Erfolgskriterien werden auf Grundlage der geschäftlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen nach dem SMART-Ansatz ermittelt.

spezifischSpecific
messbarMeasurable
erreichbarAchievable
realitätsnahRealistic
zeitbezogenTime-related

Danach folgt eine erste, individuelle Planung am Beispiel priorisierter Use Cases durch und mit den einzelnen Fachbereichen.

Phase 1 · Schritt 4

Adaptionsstrategie

Primäres Ziel der Adaptionsstrategie: Alle Beteiligten, insbesondere im Projektteam, sind auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet (Nordstern) und motiviert, gemeinsam auf das Endergebnis bzw. die festgelegten Erfolgskriterien hinzuarbeiten.

Dazu sollten u. a. alle Mitarbeitenden die Microsoft Power Platform und die verfügbaren bzw. bereitzustellenden Lernangebote nutzen können.

Ein erster Schritt kann ein Workshop sein, der die verfügbaren Lernmöglichkeiten zeigt, ggf. verbunden mit der Möglichkeit zur Zertifizierung (Belohnungsstrategie).

Phase 1 · Schritt 5

Widerstandsmanagement

Primäres Ziel des Widerstandsmanagements: Sich auf das „Was“ statt auf das „Wie“ konzentrieren und ständig zuhören, aufklären und motivieren.

Einwände verstehen
Barrieren beseitigen
Vorteile real und greifbar zeigen

Dafür sollten direkte Ansprechpersonen (Motivatoren) erreichbar sein. Zusätzlich bieten sich regelmäßige, freiwillige „Microsoft Power Platform Sprechstunden“ an.

Phase 1 · Schritt 6

Schulungsstrategie

Eine zielgerichtete Schulungsstrategie stellt sicher, dass alle an der Adaption beteiligten Personen bereit sind.

Ihr Ziel: Die Mitarbeitenden schnell zum „Gehen“ bringen, damit sie ihre Reise mit der Microsoft Power Platform beginnen können. Danach sollten dauerhaft weiterführende und zielgerichtete Schulungsangebote bereitstehen, mit Zeit und Ressourcen, auch zum Selbstlernen.

Ergänzend kann bspw. freitags eine freiwillige „Microsoft Power Platform Sprechstunde“ angeboten werden.

05Phase 2 · Gehen

Adaption (Onboard)

Sich inspirieren lassen und mitmachen! Führungskräften und Teams den geschäftlichen Nutzen von Low-Code-Anwendungen mit der Microsoft Power Platform aufzeigen.

Phase 2 · Schritt 1

Bewusstseinssteigerung

Bei Planung und Einführung müssen die Mitarbeitenden verstehen, warum die Veränderung für das Unternehmen stattfindet und wie die Microsoft Power Platform auch sie dabei unterstützt, mehr zu erreichen. Dazu braucht es Antworten auf zwei Fragen:

Welchen Nutzen haben Low-Code-Technologien auf Basis der Microsoft Power Platform für das Unternehmen?
Wie kommt dieser Nutzen auch den Mitarbeitenden zugute?

Diese Fragen sollte die Unternehmensleitung (Executive Sponsorship) gegenüber den Mitarbeitenden beantworten.

Phase 2 · Schritt 2

Kommunikationsplan

Ein dauerhaftes Bewusstsein und dauerhafte Motivation entstehen nicht mit einer kurzfristigen Kommunikationskampagne. Hier sind Kreativität und vor allem Nachhaltigkeit gefragt.

Dazu braucht es in regelmäßigen Abständen einen Austausch mit allen Beteiligten, in großen und in kleinen Runden.

Ergänzend gibt es viele kreative Maßnahmen, bspw. einen regelmäßigen Newsletter mit Best Practices oder eine Gruppe in Microsoft Teams, die für eine strategisch sinnvolle und motivierende Kommunikation genutzt werden kann und sollte.

Phase 2 · Schritt 3

Belohnungsstrategie

Belohnung ist ein mächtiges Werkzeug für Motivation und oft die Grundlage dafür, dass sie überhaupt entsteht und erhalten bleibt.

Deshalb sollte es Anreize zum Mitmachen geben und für Ergebnisse Belohnungen, die sinnvoll sind und von den Mitarbeitenden geschätzt werden.

Möglich sind bspw. Wettbewerbe, deren Ergebnisse eine Jury bewertet und mit einem Preis belohnt. Auch eine erfolgreiche Power Platform-Zertifizierung kann bspw. mit zusätzlicher Freizeit belohnt werden.

Phase 2 · Schritt 4

Multiplikatorbildung

Champions helfen, die Einführung der Microsoft Power Platform aufzubauen, zu erweitern und am Leben zu halten. Sie brechen geografische und organisatorische Silos auf, machen ihr Umfeld mit neuen Lösungen vertraut und unterstützen dabei.

„Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“: Champions müssen gefunden und gewonnen werden. In der Regel identifiziert sie das Center of Excellence (CoE) und würdigt ihr bisheriges Engagement, bspw. wenn sie in einem internen Forum häufig Fragen beantworten.

Phase 2 · Schritt 5

Gemeinschaftsbildung

Im Mittelpunkt des Wachstums steht eine Gemeinschaft von Mitarbeitenden, die zusammenarbeiten, Ideen austauschen und mit Low-Code-Technologien neue Wege finden, gemeinsam mehr zu erreichen.

Diese Gemeinschaft braucht Raum und Zeit, die bewusst angeboten und gefördert werden. Das kann bspw. eine Community in Viva Engage (früher Yammer) oder eine Gruppe in Microsoft Teams sein, in der bewährte Methoden, neue Funktionen und Erfolgsgeschichten rund um die Microsoft Power Platform geteilt werden.

Ergänzend lassen sich themenbezogene gemeinsame Aktivitäten oder Wettbewerbe anbieten.

Phase 2 · Schritt 6

Laufendes Engagement

Unternehmen mit erfolgreicher Adaption schaffen eine digitale Kultur, die kontinuierliches Lernen fördert.

Dazu dienen Foren, regelmäßige Veranstaltungen und Vortragsmöglichkeiten, u. a. für die Vorstellung von Erfolgsgeschichten.

Deshalb ist es unerlässlich, dass Mitarbeitende regelmäßig zusammenkommen, mit Raum und Zeit dafür, um Kontakte zu knüpfen, Wissen zu teilen und neue Möglichkeiten zu entdecken, wie sie die Microsoft Power Platform für sich und ihre Arbeit nutzen können.

06Phase 3 · Laufen

Skalierung (Scale)

Schneller, höher, weiter - aber kontrolliert! Eine digitale Unternehmenskultur etablieren, die geschäftliche Herausforderungen sicher und nachhaltig löst.

Phase 3 · Schritt 1

Center of Excellence (CoE)

Ein Microsoft Power Platform Center of Excellence (CoE) als zentrales Kompetenzzentrum mit „digitalen Leitplanken“ bedeutet: In organisches Wachstum investieren, dieses Wachstum fördern und gleichzeitig Führung und Kontrolle behalten. Das CoE soll als Zentrale:

Standards, Konsistenz und Governance für das Unternehmen bereitstellen
geografische und organisatorische Silos aufbrechen
Innovationen und Verbesserungen vorantreiben
Gleichgesinnte mit ähnlichen Geschäftszielen zusammenbringen
Wissen und Erfolg teilen

Phase 3 · Schritt 2

Effizienzsteigerung

Effizienzsteigerung ist kein einzelner Schritt, sondern eine dauerhafte Maßnahme, die Kreativität und Innovation im ganzen Unternehmen fördert.

Ziel ist, die Fachbereiche mehr und mehr in die Lage zu versetzen, ihr Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial selbst zu entdecken. Sie sollen selbst erkannte Geschäftsprozesse selbst digitalisieren und automatisieren können und dabei das nötige Maß an zentraler Aufsicht und strukturierter Umsetzung durch das CoE respektieren und annehmen.

Phase 3 · Schritt 3

Kompetenzausbau

„Die Citizen Developer von heute, also Fachleute aus den Fachbereichen, übernehmen morgen Aufgaben der Entwicklung“ und ergänzen so begrenzte IT-Ressourcen. Wächst der Appetit auf Lernen, sollten die Kompetenzen ausgebaut werden.

Dazu können sich Mitarbeitende auf bestimmte Bereiche der Microsoft Power Platform spezialisieren und technische Fähigkeiten erlernen, die eine erweiterte Problemlösung im ganzen Unternehmen ermöglichen.

Phase 3 · Schritt 4

Supportprozesse

Supportangebote und Supportprozesse werden eingerichtet, bspw. durch das Bereitstellen von:

Linksammlungen
Wissensdatenbanken
unternehmensinternen Best Practices und Learnings
Schulungen für den Einstieg, für Fortgeschrittene und für Profis
Schulungen für die Anwendenden der Apps

Möglicherweise ist auch ein eigenes Ticketsystem auf Basis der Microsoft Power Platform sinnvoll.

Phase 3 · Schritt 5

Erfolgsmessung

Befragungen der Mitarbeitenden, bspw. mit Microsoft Forms, werden erstellt, ausgewertet und vor allem genutzt, um die Zufriedenheit zu messen und Wünsche und Bedürfnisse zu erkennen.

Die erste Befragung sollte etwa sechs Monate nach der Kick-off-Veranstaltung stattfinden, danach jeweils vierteljährlich.

Die Ergebnisse dienen vor allem dazu, ein Stimmungsbild zu erhalten und Bewusstseins- und Schulungsinhalte auf die geäußerten Wünsche und Bedürfnisse auszurichten bzw. anzupassen.

Kick-offStart der Einführung
ca. 6 MonateErste Befragung
je QuartalWeitere Befragungen
laufendInhalte anpassen

Phase 3 · Schritt 6

Aktivitätskalender

Ein Aktivitätskalender (täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich) wird entwickelt und etabliert, u. a. um:

über Neuerungen der Microsoft Power Platform zu informieren
Fragerunden als digitale Microsoft Power Platform Sprechstunden anzubieten
über den Fortschritt von Entwicklungen in den Fachbereichen auf dem Laufenden zu bleiben
Entwicklungen aus den Fachbereichen vorzustellen
weiterführende Schulungsinhalte zu besprechen, zu entwickeln und zu erstellen
den Fortschritt der Adaption zu überprüfen und nötige Anpassungen und Ergänzungen vorzunehmen

07Beratung

Ihre Adaptionsstrategie: Gemeinsam erörtert.

Jedes Unternehmen startet an einem anderen Punkt. Gern erörtere ich mit Ihnen in einem Beratungsgespräch, wie sich eine Adaptionsstrategie für die Microsoft Power Platform in Ihrem Unternehmen bestmöglich umsetzen lässt: Welche Phasen und Schritte passen, wer ins Projektteam gehört und wie Governance und Sicherheit von Anfang an mitwachsen.

Termin vereinbaren
Sie buchen online einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch per Microsoft Teams.
Ausgangslage besprechen
Wir sprechen über Ihre Ziele, Ihre Organisation, vorhandene Lizenzen und Lösungen und darüber, wer bei Ihnen schon mit der Power Platform arbeitet.
Strategie erörtern
Gemeinsam erörtern wir, wie die drei Phasen bei Ihnen aussehen können, welche Schritte zuerst kommen und wie ein Center of Excellence zu Ihnen passt.

Beratungstermin vereinbaren Anfrage senden

08Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Was bedeutet Power Platform Adaption?

Gemeint ist die geplante Einführung der Microsoft Power Platform im Unternehmen, also nicht nur die Technik, sondern vor allem die Menschen: Wie lernen Mitarbeitende, eigene Abläufe mit Power Automate und Power Apps zu digitalisieren, und wie bleibt das Ganze sicher und beherrschbar? Microsoft spricht dabei von Adoption.

Wie lange dauert eine Power Platform Einführung?

Das hängt von Größe, Ausgangslage und Zielen ab. Die drei Phasen bauen aufeinander auf und gehen fließend ineinander über. Die erste Befragung der Mitarbeitenden ist etwa sechs Monate nach dem Kick-off sinnvoll, danach geht es in einen dauerhaften Kreislauf aus Lernen, Messen und Verbessern.

Was ist ein Center of Excellence (CoE)?

Ein CoE ist das zentrale Kompetenzzentrum für die Power Platform im Unternehmen. Es setzt Standards und Leitplanken (Governance), unterstützt die Fachbereiche, findet und fördert Champions und sorgt dafür, dass Wissen und Erfolge geteilt werden.

Was sind Champions bzw. Citizen Developer?

Citizen Developer sind Fachleute aus den Fachbereichen, die mit Low-Code eigene Lösungen bauen. Champions sind besonders engagierte unter ihnen, die anderen helfen, Fragen beantworten und die Einführung im Unternehmen voranbringen.

09Weiterlesen

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