Kontakt Erstgespräch

Fallstudie · Kamin- und Ofenhandel

Auftragsabwicklung im Kaminofenhandel mit Power Apps und SharePoint

Knapp fünf Jahre lang habe ich für einen Kamin- und Ofenhändler mit mehreren Gesellschaften und Standorten die zentrale Auftragsabwicklung auf Basis von SharePoint, Power Automate und Power Apps entwickelt und betreue sie bis heute. Angebote mit digitaler Unterschrift, Rechnungen und Mahnungen über sevDesk, Planner-Aufgaben, Kundenumfragen mit Forms, Power BI und ein mobiler Montagebericht auf Tablets greifen dabei ineinander. Aus der Lösung ist die Branchenplattform FLAMOX365 hervorgegangen.

Ähnliches Projekt besprechenAlle Referenzen
  • seit 02/2022
  • mehr als 50 Mitarbeitende
  • Umsetzung
Branche
Fachhandel für Kamin- und Ofenanlagen mit Lieferung und Montage
Unternehmensgröße
mehr als 50 Mitarbeitende
Reichweite
Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften und Standorten in Deutschland
Zeitraum
seit 02/2022
Meine Rolle
Konzeption, Architektur, Umsetzung und laufende Betreuung
Art
Umsetzung

18

Bildschirme in der zentralen Canvas App mit über 8.000 Steuerelementen

32

SharePoint-Listen und -Bibliotheken als Datenquellen der App

12.000+

Aufträge in der zentralen SharePoint-Liste (Stand 05/2026)

57

App-Benutzer im Monat in der Spitze (2025)

20

Tablets für den mobilen Montagebericht ausgestattet

460+

gesicherte App-Versionen seit 2023

01Ausgangslage

Wo das Projekt angefangen hat.

Ein Fachhändler für Kamin- und Ofenanlagen verkauft, liefert und montiert über mehrere Gesellschaften und Standorte. Jeder Auftrag läuft durch viele Hände: Verkauf, Geschäftsführung, Buchhaltung bzw. Rechnungswesen, Lager und Logistik, Montageplanung und eigene Montageteams. Dazu kommen Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen, die Abnahme durch den Schornsteinfeger und Reklamationen.

Am Anfang stand eine zentrale SharePoint-Liste für Aufträge mit eigenen Ansichten für Verkauf sowie Lager und Logistik. Viele Schritte zwischen den Abteilungen liefen noch von Hand: Status und Termine wurden teils manuell gepflegt und Informationen an Schornsteinfeger, Kunden oder Verkäufer einzeln per E-Mail verschickt. Buchhaltungssoftware und Branchen-CRM waren noch nicht an die Auftragsdaten angebunden.

Ziele

  • Alle Aufträge aller Gesellschaften und Standorte in einer zentralen Anwendung führen
  • Auftragsstatus für Rechnungswesen und Logistik automatisch aus den erfassten Daten ableiten
  • Kunden, Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen mit der Buchhaltungssoftware abgleichen
  • Angebote, Auftragsbestätigungen und Montageanweisungen aus den Auftragsdaten erzeugen und digital unterschreiben lassen
  • Montagen vor Ort mobil dokumentieren, inklusive Fotos und Kundenunterschrift
  • Interessenten, Kunden, Verkäufer und Schornsteinfeger automatisch und passend zum Vorgang informieren

02Lösung

Was ich konzipiert und gebaut habe.

Canvas App als zentrale Auftragsverwaltung

Herzstück ist eine Canvas App, über die Verkauf, Rechnungswesen, Logistik und Geschäftsführung alle Vorgänge bearbeiten. Sie ist über die Jahre von einer ersten Version mit zwei Bildschirmen (2023) auf 18 Bildschirme mit über 8.000 Steuerelementen gewachsen. Datenbasis sind 32 SharePoint-Listen und -Bibliotheken.

  • Auftragsübersicht mit Filtern nach Gesellschaft, Standort, Verkäufer und Status
  • Neuanlage und Bearbeitung von Haupt-, Zusatz- und Unteraufträgen
  • Masken für Kunden, Interessenten, Rechnungs- und Lieferadressen, Schornsteinfeger und Artikel
  • Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit jedes Feldes je Rolle über zwei Konfigurationslisten in SharePoint statt fest im Code
  • Direkteinstieg in einen bestimmten Auftrag per App-Parameter, bspw. aus Benachrichtigungen heraus
  • Wartungsmodus über eine Einstellungsliste und ein Supportmodus, in dem ich die App aus Sicht eines Benutzers prüfen kann
  • Aufruf von Power-Automate-Flows direkt aus der App, bspw. für Dokumente, Bilder, Kundenanlage in der Buchhaltung und Lagerbestand

Statusmodelle, Freigaben und Automatisierung im Hintergrund

Jeder Auftrag hat zwei parallele Status: Einen für Buchhaltung und Rechnungswesen und einen für Lager und Logistik. Die Regeln dafür habe ich gemeinsam mit dem Kunden als Bedingungskataloge beschrieben und in Power Automate umgesetzt. Der zentrale Flow reagiert auf jede Neuanlage und Änderung eines Auftrags und umfasst über 400 Aktionen in 40 Bereichen.

  • Statusmodell Rechnungswesen mit 24 Status, von der Akquisephase über Anzahlung, Teil- und Schlusszahlung bis zum Mahnwesen
  • Statusmodell Lager und Logistik mit Warenbestellung, Wareneingang, Montagetermin, Montagebericht und Reklamation
  • Dreistufige Auftragsfreigabe durch Verkauf, Geschäftsführung und Rechnungswesen
  • Eigene Verarbeitung für Unteraufträge mit klar abgegrenzten Triggerbedingungen
  • Über 20 zeitgesteuerte Nachtläufe, gestaffelt zwischen 1 und 7 Uhr (UTC), bspw. für Zahlungseingänge, Rechnungsabruf und Statusaktualisierung
  • Planner-Aufgaben für die Montageplanung je Standort, das Zahlungsmanagement und ein tägliches Divergenzprotokoll für widersprüchliche Daten

Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen über die sevDesk-API

Die Buchhaltungssoftware habe ich über ihre REST-API mit HTTP-Aktionen in Power Automate angebunden. Kunden, Rechnungen und Zahlungen werden so zwischen Auftragsverwaltung und Buchhaltung abgeglichen, getrennt nach Gesellschaft.

  • Kunde aus der App heraus in der Buchhaltung anlegen oder aktualisieren, inklusive Adresse, Kommunikationswegen und Debitorenkonto
  • Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung aus den Auftragsdaten erzeugen, mit Nummernkreis, Leistungszeitraum und individuellen Zahlungsaufteilungen
  • Rechnungs-PDFs nächtlich je Gesellschaft abrufen und in SharePoint ablegen
  • Zahlungseingänge täglich verarbeiten und Rechnungsnummern bzw. IDs zurückschreiben
  • Zahlungserinnerungen und Mahnstufen über die API erzeugen, begleitet von Planner-Aufgaben
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Fehlern im Rechnungslauf

Angebote, Auftragsbestätigungen und Montageanweisungen mit digitaler Unterschrift

Angebote, Auftragsbestätigungen, Montageanweisungen und Montageberichte entstehen aus Word-Vorlagen, die Power Automate mit den Auftragsdaten befüllt und in PDF umwandelt. Die Vorlagen gibt es je Gesellschaft und Variante, mit bis zu 112 Datenfeldern, Artikelpositionen und eingebetteten Bildern. Für die Unterschrift ist Adobe Acrobat Sign angebunden.

  • Angebot und Auftragsbestätigung wahlweise mit oder ohne digitale Unterschrift, Gültigkeit von einem bis 28 Tagen
  • Versand zur Unterschrift über Parent- und Child-Flows, die gesellschaftsabhängige Varianten kapseln
  • Signaturereignisse per Webhook: Unterschrieben, abgelehnt, abgelaufen, jeweils mit Statuswechsel in SharePoint
  • Stornierung laufender Signaturvorgänge aus der App
  • Bedingte Vertragstexte aus einem Fragenkatalog zum Objekt, bspw. Aufstellort, Treppen, Schornstein und Deckendurchbrüche
  • Ablage aller Dokumente in SharePoint-Bibliotheken mit Bezug zum Auftrag

Mobiler Montagebericht auf Tablets

Für die Montageteams habe ich eine eigene Canvas App für Tablets gebaut. Sie zeigt die Montageaufträge und Montageanweisungen, nimmt den Bericht vor Ort auf und lässt den Kunden direkt auf dem Gerät unterschreiben. Ein Flow erzeugt daraus das PDF und legt es am Auftrag ab. Für den Einsatz habe ich 20 LTE-Tablets mit Schutzhüllen, Mobilfunkkarten und einer Geräteverwaltung bereitgestellt.

  • Mehrere Montageberichte je Auftrag
  • Arbeitszeiten, Beginn und Ende, benötigte Tage, Bemerkungen sowie Abschluss oder Grund für eine nicht abgeschlossene Montage
  • Fotos direkt aus der Tablet-Kamera, abgelegt in einer Bildbibliothek am Auftrag
  • Unterschrift des Kunden per Stifteingabe in der App
  • PDF-Erzeugung aus einer Word-Vorlage mit bis zu 24 Bildplätzen
  • Automatische Benachrichtigung, wenn eine Montage mit Mehraufwand oder Abweichung abgeschlossen wurde

Benachrichtigungen und E-Mail-Funnel

Viele E-Mails, die früher von Hand geschrieben wurden, verschickt heute Power Automate, mit Absender, Signatur und Terminlink passend zu Gesellschaft, Standort und Verkäufer. Jede Nachricht wird im Vorgangsprotokoll festgehalten.

  • Ankündigung der Montage und Bitte um Abnahme an den zuständigen Schornsteinfeger
  • Kundeninformationen bei Liefertermin, Terminänderung und Zahlungseingang sowie Bewertungsanfragen mit Genehmigungsschritt
  • Erinnerungen an Verkäufer bei fehlenden Auftragsdaten oder fehlendem Feedback
  • Interessenten-Funnel mit fünf zeitgesteuerten E-Mails, Einwilligungsprüfung und automatischem Stopp, sobald aus dem Interessenten ein Kunde geworden ist
  • Nachfass-E-Mails zu Angeboten und Auftragsbestätigungen in drei Varianten mit je sechs E-Mails, abgestimmt auf Gültigkeit und Signaturstatus
  • Kundenumfragen mit Microsoft Forms

Auswertungen mit Power BI

Auf Basis der Auftragsdaten habe ich Power-BI-Berichte für Geschäftsführung und Verkaufsleitung aufgebaut, unter anderem für Umsatz, Verkäufer, Hersteller bzw. Lieferanten, Jahresvergleich und eine Kartenansicht. Ein eigener Bericht berechnet die Verkäuferprovisionen.

  • Hauptbericht mit neun Seiten und über 40 Visualisierungen (Stand 2023)
  • Eigene Berichte bzw. Arbeitsbereiche je Verkaufsleitung mit den Daten des jeweiligen Teams
  • Provisionsabrechnung je Verkäufer und Monat

Betrieb, Weiterentwicklung und Ausblick auf FLAMOX365

Ich habe die Lösung über knapp fünf Jahre schrittweise entwickelt und betreue sie bis heute im laufenden Betrieb. Neben der Weiterentwicklung gehören Support, Sicherung und Performance zu meinen Aufgaben.

Die Abläufe, Datenfelder und Erfahrungen aus knapp fünf Jahren Betrieb sind die fachliche Grundlage der Branchenplattform FLAMOX365, die ich mitgegründet habe. Aus dieser Lösung ist FLAMOX365 hervorgegangen, die sie ablösen soll. Bis dahin entwickle und betreue ich die bestehende Power-Platform-Lösung weiter.

  • Regelmäßige Sicherung von App, Flows und SharePoint-Listen, über 460 App-Versionen seit 2023
  • Einbindung weiterer Gesellschaften und Standorte, bspw. mit eigenen Vorlagen, Absendern und Nummernkreisen
  • Performance-Optimierung der App bei wachsenden Datenmengen und Analyse von Netzwerk- und Browsereinflüssen
  • Abfrage von Kundendaten aus dem Branchen-CRM per SOAP-API und von Lagerbeständen aus der Warenwirtschaft per REST-API
  • Benutzerverwaltung über eine eigene Benutzerliste mit Rollen, Standorten und Signaturdaten
  • Übergabedokumentationen zu Datenfeldern, Abläufen und offenen Entscheidungen als Grundlage für die Übernahme
  • Weiterbetrieb und Support der bestehenden Lösung bis zur Ablösung

03Im Detail

Apps, Abläufe und Daten auf einen Blick.

Namen und Inhalte sind neutral beschrieben - Kundennamen nenne ich grundsätzlich nicht.

Apps2

  • Zentrale AuftragsverwaltungCanvas App · 18 BildschirmeDesktop-App für Verkauf, Rechnungswesen, Logistik und Geschäftsführung: Aufträge, Unteraufträge, Kunden, Interessenten, Adressen, Schornsteinfeger, Artikel, Dokumente, Bilder, Freigaben und Protokoll. Über 8.000 Steuerelemente, 32 SharePoint-Datenquellen und 22 direkt angebundene Flows.
  • Mobiler MontageberichtCanvas App · 4 BildschirmeTablet-App für die Montageteams mit Auftragsliste, Montageanweisung, Fotos, Arbeitszeiten, Kundenunterschrift und PDF-Bericht. Rund 1.000 Steuerelemente.

Cloud Flows14

  • Auftrag neu oder geändertAuslöser: SharePoint - Element erstellt oder geändertZentraler Flow für Haupt- und Zusatzaufträge mit über 400 Aktionen: Ermittelt beide Status, setzt Termine, erzeugt Planner-Aufgaben und stößt Benachrichtigungen an.
  • Unterauftrag neu oder geändertAuslöser: SharePoint - Element erstellt oder geändertEigene Statuslogik für Unteraufträge mit rund 300 Aktionen.
  • Angebot bzw. Auftragsbestätigung erstellenAuslöser: Power AppsBefüllt die Word-Vorlage der jeweiligen Gesellschaft mit über 200 Aktionen, erzeugt das PDF und legt es in SharePoint ab.
  • Montageanweisung erstellenAuslöser: Power AppsErzeugt die Montageanweisung mit Auftragsdaten und Bildern als PDF.
  • Dokument zur digitalen Unterschrift sendenAuslöser: Power Apps (Parent) und HTTP (Child)Startet den Signaturvorgang in Adobe Acrobat Sign, abhängig von Gesellschaft und Dokumenttyp.
  • Signaturstatus verarbeitenAuslöser: Adobe Acrobat Sign - WebhookReagiert auf unterschrieben, abgelehnt oder abgelaufen, lädt das signierte PDF und aktualisiert Vorgang und Protokoll.
  • Rechnung in der Buchhaltung erstellenAuslöser: HTTPLegt Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnung über die sevDesk-API an, mit über 400 Aktionen und Fehlerbenachrichtigung.
  • Zahlungseingänge verarbeitenAuslöser: Zeitplan, täglichGleicht offene Rechnungen mit der Buchhaltung ab und schreibt Zahlungsdaten in den Auftrag zurück.
  • MahnwesenAuslöser: HTTP und PlannerErzeugt Zahlungserinnerungen und Mahnstufen über die API und steuert die zugehörigen Planner-Aufgaben.
  • Montageplanung je StandortAuslöser: Zeitplan, täglichErstellt und aktualisiert Planner-Aufgaben für anstehende Montagen.
  • Montagebericht erstellenAuslöser: Power Apps (Parent) und HTTP (Child)Erzeugt aus den Eingaben auf dem Tablet den PDF-Bericht mit Fotos und Unterschrift.
  • Interessenten-Funnel Mail 1 bis 5Auslöser: ZeitplanFünf Flows, die fällige Interessenten per OData-Filter ermitteln, Kundenabgleich und Einwilligung prüfen, personalisiert versenden und protokollieren.
  • Nachfass-Funnel Angebot und AuftragsbestätigungAuslöser: Zeitplan18 Flows in drei Varianten mit je sechs E-Mails, abhängig von Gültigkeit und Signaturstatus.
  • Kundendaten aus dem CRM abrufenAuslöser: HTTPAuthentifizierung und Abfrage eines Datensatzes über eine SOAP-Schnittstelle.

Datenmodell14

  • AufträgeSharePoint-ListeHauptvorgang mit Auftragsart, Gesellschaft, Standort, Verkäufer, Kaufpreis, Zahlungsbedingungen, Freigaben, Logistik-, Montage- und Rechnungsdaten (über 12.000 Einträge)
  • KundenSharePoint-ListeKundenstamm mit Referenzen zu CRM und Buchhaltung (rund 11.000 Einträge)
  • InteressentenSharePoint-ListeInteressenten mit Einwilligung und Steuerfeldern für den E-Mail-Funnel
  • VertriebsphasenSharePoint-ListeAngebote und Auftragsbestätigungen mit Gültigkeit, Status und Signaturbezug
  • Auftragspositionen und ArtikelSharePoint-ListePositionen der Dokumente und Artikelstamm
  • ObjektdatenSharePoint-ListeFragenkatalog zum Aufstellort und Schornstein als Grundlage für Vertragstexte
  • Rechnungs- und Lieferadressen, SchornsteinfegerSharePoint-ListeAbweichende Adressen und zuständige Schornsteinfeger je Auftrag
  • Gesellschaften, Standorte, Regionen, Hersteller, LänderSharePoint-ListeStammdaten für Varianten, Absender, Vorlagen und Auswertungen
  • Benutzer und App-EinstellungenSharePoint-ListeRollen, Standorte, Signaturdaten, Wartungsmodus und Nutzungsprotokoll
  • Feldsichtbarkeit und BearbeitbarkeitSharePoint-ListeZwei Konfigurationsmatrizen, die je Rolle steuern, welche Felder sichtbar bzw. bearbeitbar sind
  • ProtokollSharePoint-ListeVorgangs- und Kommunikationshistorie (über 19.000 Einträge)
  • MontageberichteSharePoint-ListeBerichte aus der Tablet-App mit Bezug zum Auftrag
  • DokumenteSharePoint-BibliothekAngebote, Auftragsbestätigungen, Montageanweisungen, Montageberichte und Vorlagen
  • BilderSharePoint-BibliothekAuftrags-, Interessenten- und Montagebilder

Schnittstellen8

  • sevDesk REST API: Kontakte, Rechnungen, Nummernkreise, Zahlungsstatus, Mahnungen und PDF-Abruf
  • Branchen-CRM per SOAP API: Authentifizierung per Token und Abruf von Kundendatensätzen
  • Warenwirtschaft per REST API: Lagerbestand je Artikel aus der App
  • Adobe Acrobat Sign: Versand, Webhooks für Statusänderungen, Abruf signierter Dokumente, Stornierung
  • Encodian: Befüllen von Word-Vorlagen, PDF-Umwandlung und Zusammenführung
  • Microsoft Planner: Aufgaben für Montageplanung, Rechnungswesen und Zahlungsmanagement
  • Microsoft Outlook, Teams und Entra ID: Benachrichtigungen, Postfächer und Benutzerdaten
  • Power BI: Berichte auf Basis der SharePoint-Daten

04Knifflige Stellen

Herausforderungen und wie ich sie gelöst habe.

Zwei Statusmodelle aus einer Datenbasis

Rechnungswesen und Logistik brauchen unterschiedliche Sichten auf denselben Auftrag. Ich habe beide Statusmodelle als Bedingungskataloge mit dem Kunden abgestimmt und in einem zentralen Flow umgesetzt, der bei jeder Änderung beide Status neu ermittelt. Triggerbedingungen und Bearbeitungskennzeichen verhindern Endlosschleifen und trennen Haupt- von Unteraufträgen.

SharePoint jenseits von 5.000 Einträgen

Mehrere Listen liegen deutlich über dem Schwellenwert der Listenansicht, die Auftragsliste bei über 12.000, das Protokoll bei über 19.000 Einträgen. Numerische Hilfsspalten mit Index, delegierbare Filter, gezielte Spaltenauswahl und paralleles Laden mit Concurrent halten App und Flows trotzdem nutzbar.

Feldsteuerung ohne neue App-Version

Welche Rolle welches Feld sehen oder bearbeiten darf, steht in zwei SharePoint-Listen als Matrix. Die App liest diese Regeln beim Start, sodass sich Berechtigungen auf Feldebene ohne Änderung am Code anpassen lassen.

Varianten je Gesellschaft sauber kapseln

Gesellschaften unterscheiden sich in Vorlagen, Absendern, Signaturen und Nummernkreisen. Parent-Flows aus der App übergeben an HTTP-ausgelöste Child-Flows, die die jeweilige Variante verarbeiten. So lassen sich neue Gesellschaften und Standorte ergänzen, ohne die App umzubauen.

Buchhaltung ohne fertigen Connector

Für die Buchhaltungssoftware gibt es keinen passenden Standard-Connector. Ich habe die benötigten Endpunkte der REST-API direkt mit HTTP-Aktionen angesprochen, inklusive Kunden- und Rechnungsanlage, Nummernkreisen, Teilzahlungsprüfung, Mahnungen und Rückschreiben der Ergebnisse in SharePoint.

Unterschrift auf dem Tablet

Der Montagebericht nutzt die Stifteingabe von Power Apps für die Kundenunterschrift. Fotos, Arbeitszeiten und Unterschrift landen über einen Flow in einer Word-Vorlage mit Bildplätzen und werden als PDF am Auftrag abgelegt.

05Vorgehen

Schritt für Schritt zum Ergebnis.

  1. 1

    2022: SharePoint-Basis und erste Automatisierungen

    Zentrale Auftragsliste mit Ansichten für Verkauf sowie Lager und Logistik, Berechtigungsgruppen je Abteilung, erste Benachrichtigungen, Korrekturläufe, CRM-Anbindung und Import der Kontakte in die Buchhaltung.

  2. 2

    2022 bis 2023: Rechnungswesen und Auswertungen

    Rechnungsautomatisierung über die sevDesk-API, Zahlungsmanagement mit Planner, automatische E-Mails an Kunden und Schornsteinfeger, Neukonzeption der Statusermittlung und Power-BI-Berichte inklusive Provisionsberechnung.

  3. 3

    2023 bis 2024: Canvas App

    Konzeption der Canvas App ab Anfang 2023, schrittweiser Ausbau zur zentralen Oberfläche mit Protokollfunktion, rollenbasierter Feldsteuerung und Workshop vor Ort mit Geschäftsführung und Fachbereichen.

  4. 4

    2024 bis 2025: Vertrieb und Dokumente

    Interessenten, Vertriebsphasen, Angebote und Auftragsbestätigungen mit digitaler Unterschrift, Montageanweisungen, bedingte Vertragstexte, Einbindung weiterer Gesellschaften und Standorte sowie Performance-Optimierung.

  5. 5

    2025: Mobiler Montagebericht

    Tablet-App für die Montageteams, PDF-Berichte mit Fotos und Unterschrift, Ausstattung von 20 Geräten inklusive Mobilfunk und Geräteverwaltung.

  6. 6

    seit 2026: Kommunikation, Betreuung und nächste Generation

    E-Mail-Funnel für Interessenten sowie Angebote und Auftragsbestätigungen, Datenexporte, Datenqualitätsprüfungen und laufender Support. Parallel ist aus der Fachlogik die Branchenplattform FLAMOX365 entstanden, die die Lösung ablösen soll.

06Ergebnis

Was heute anders läuft.

  • Ich habe die Lösung über knapp fünf Jahre entwickelt, sie ist im täglichen Einsatz und wird von mir laufend betreut. 2025 wurden je Monat zwischen 36 und 57 App-Benutzer abgerechnet.
  • In SharePoint liegen über 12.000 Aufträge, rund 11.000 Kunden, über 19.000 Protokolleinträge sowie jeweils über 5.000 Angebote und Auftragsbestätigungen als Dokumente (Stand 05/2026).
  • Angebote, Auftragsbestätigungen, Montageanweisungen und Montageberichte entstehen aus den Auftragsdaten, auf Wunsch mit digitaler Unterschrift.
  • Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen sind mit der Buchhaltungssoftware verbunden.
  • Die Montageteams dokumentieren ihre Einsätze auf 20 Tablets direkt beim Kunden.
  • Der Interessenten-Funnel ist seit Ende Mai 2026 für neue Interessenten aktiv.
  • Ausblick: Aus dieser Lösung ist die Branchenplattform FLAMOX365 hervorgegangen, die sie ablösen soll.

Technologien

  • Microsoft SharePoint Online (Listen und Bibliotheken)
  • Microsoft Power Automate (Cloud Flows)
  • Power Automate Genehmigungen
  • Microsoft Power Apps (Canvas Apps)
  • Microsoft Forms (Kundenumfragen)
  • Microsoft Power BI
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Outlook / Office 365
  • Microsoft Entra ID (Azure AD)
  • Microsoft Excel Online
  • Encodian (Word-Vorlagen und PDF)
  • Adobe Acrobat Sign
  • sevDesk REST API
  • SOAP API (Branchen-CRM)
  • REST API (Warenwirtschaft)
  • Microsoft Word (Vorlagen)
  • Mobile Device Management für Tablets

Belegte Kompetenzen

  • Konzeption und Entwicklung umfangreicher Canvas Apps mit Power Fx
  • Datenmodellierung mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken bei großen Datenmengen
  • Statusautomaten und komplexe Cloud Flows mit Triggerbedingungen und Fehlerbehandlung
  • REST- und SOAP-Schnittstellen mit HTTP-Aktionen in Power Automate
  • Dokumentenerstellung aus Word-Vorlagen und digitale Signatur mit Adobe Acrobat Sign
  • Mobile Datenerfassung mit Fotos und Unterschrift auf Tablets
  • Aufgabensteuerung mit Microsoft Planner
  • Kundenumfragen mit Microsoft Forms
  • Power-BI-Berichte mit teambezogenen Auswertungen und Provisionsberechnung
  • Mehrgesellschafts- und Mehrstandortfähigkeit in einer Lösung
  • Langfristige Betreuung, Performance-Analyse und Weiterentwicklung im laufenden Betrieb

07Ausblick

Aus dieser Lösung entsteht FLAMOX365.

Aus der hier beschriebenen Lösung ist die Branchenplattform FLAMOX365 für den Kamin- und Ofenbau hervorgegangen, die ich mitgegründet habe. Sie soll die Power-Platform-Lösung künftig ablösen.

FLAMOX365 ansehen Meine Rolle bei FLAMOX365

08Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Reicht SharePoint als Datenbasis für eine Power Apps Auftragsverwaltung mit über 10.000 Einträgen?
Ja, wenn das Datenmodell darauf ausgelegt ist. Wichtig sind indizierte Spalten für alle Filter, delegierbare Abfragen in Power Apps und eine bewusste Spaltenauswahl. Der Schwellenwert von 5.000 Einträgen betrifft vor allem nicht indizierte Abfragen. Bei sehr vielen Benutzern oder komplexen Beziehungen lohnt sich ein Blick auf Dataverse.
Wie lassen sich Angebote aus Power Apps digital unterschreiben?
Ein Flow befüllt eine Word-Vorlage mit den Daten aus der App, wandelt sie in PDF um und übergibt das Dokument an einen Signaturdienst wie Adobe Acrobat Sign. Über Webhooks meldet der Dienst zurück, ob unterschrieben, abgelehnt oder die Frist abgelaufen ist. Der Flow aktualisiert daraufhin den Status und legt das signierte PDF ab.
Kann Power Automate eine Buchhaltungssoftware ohne fertigen Connector anbinden?
Ja, über die HTTP-Aktion lassen sich REST- und auch SOAP-Schnittstellen direkt ansprechen. Man braucht die API-Dokumentation, eine sichere Ablage der Zugangsdaten und eine saubere Fehlerbehandlung. Die HTTP-Aktion ist ein Premium-Connector und setzt eine passende Lizenz voraus.
Wie funktioniert ein Montagebericht mit Power Apps auf dem Tablet?
Die Montageteams öffnen ihre Aufträge in einer eigenen Canvas App, erfassen Zeiten, Material, Fotos und Besonderheiten und lassen den Kunden per Stifteingabe unterschreiben. Ein Flow erzeugt daraus ein PDF und legt es am Auftrag ab. Eine Geräteverwaltung hilft, die Tablets zentral einzurichten und abzusichern.

09Weitere Fallstudien

Mehr Projekte im Detail.

Maschinenbau (Stanz- und Biegemaschinen für die Kupferbearbeitung)06/2026 - 09/2026 Auftragsfreigabe im Maschinenbau mit Power Automate und SharePoint Für einen Maschinenbauer habe ich einen mehrstufigen Freigabeprozess für Kundenaufträge mit Power Automate und SharePoint umgesetzt. Technik, Montage, Ordermanagement, Einkauf und eine zweite Einkaufsprüfung entscheiden nacheinander, Ablehnungen gehen mit Pflichtbegründung gezielt zurück. Neun Flows, acht SharePoint-Listen, Eskalation und Audit-Trail bilden das Basissystem. Teil einer Unternehmensgruppe mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden Power Automate (Cloud Flows)Power Automate ApprovalsSharePoint Online (Listen)Office 365 OutlookPower Platform Solutions (verwaltet und nicht verwaltet) Fallstudie lesen Energie- und Kabelindustrie12/2025 - 09/2026 SharePoint-Migration, Power Apps und Azure in der Kabelindustrie Für einen international tätigen Konzern der Energie- und Kabelindustrie habe ich die Migration von SharePoint- und Power-Platform-Anwendungen begleitet. Ich habe das Sicherheits- und Azure-Architekturkonzept für eine QHSE-Anwendung erarbeitet und drei Power Apps für das Gefahrstoffmanagement neu aufgebaut, die eine SharePoint-On-Premises-Lösung mit Nintex-Workflows ablösen. mehr als 30.000 Mitarbeitende Power Automate (Cloud Flows)Power Apps (Canvas Apps)SharePoint OnlineSharePoint On-Premises (Quellsystem)SharePoint REST API Fallstudie lesen Metallverarbeitung - Präzisionsdreh- und Frästeileseit 11/2025 Digitale Qualitätsprüfung mit Power Apps in der Präzisionszerspanung Für einen Hersteller von Präzisionsdreh- und Frästeilen habe ich eine responsive Canvas App für Qualitätsprüfungen in der Fertigung konzipiert und umgesetzt. Sie ermittelt fällige Prüfmerkmale je Maschine, Bauteil und Prüfanlass, bewertet Messwerte gegen Toleranzen und speichert die Ergebnisse revisionsfähig in SharePoint. Ergänzend berate ich zur Migration einer gewachsenen Produktions-App in getrennte Umgebungen. mehr als 100 Mitarbeitende Power Automate (Cloud Flows)Power Apps (Canvas App, Responsive Design)SharePoint OnlineAzure SQLEntra ID und Microsoft 365-Gruppen Fallstudie lesen

Ein ähnliches Vorhaben? Lassen Sie uns sprechen.

Erzählen Sie mir, wo es heute hakt - im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten, per Microsoft Teams) klären wir, was die Power Platform für Ihren Ablauf leisten kann und wie ein sinnvoller erster Schritt aussieht.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren Anfrage senden +49 160 125 01 75