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Fallstudie · Maschinenbau

Auftragsfreigabe im Maschinenbau mit Power Automate und SharePoint

Für einen Maschinenbauer habe ich einen mehrstufigen Freigabeprozess für Kundenaufträge mit Power Automate und SharePoint umgesetzt. Technik, Montage, Ordermanagement, Einkauf und eine zweite Einkaufsprüfung entscheiden nacheinander, Ablehnungen gehen mit Pflichtbegründung gezielt zurück. Neun Flows, acht SharePoint-Listen, Eskalation und Audit-Trail bilden das Basissystem.

Ähnliches Projekt besprechenAlle Referenzen
  • 06/2026 - 09/2026
  • Teil einer Unternehmensgruppe mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden
  • Umsetzung
Branche
Maschinenbau (Maschinen für die Metallbearbeitung)
Unternehmensgröße
Teil einer Unternehmensgruppe mit mehr als 12.000 Mitarbeitenden
Reichweite
International tätiges Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe
Zeitraum
06/2026 - 09/2026
Meine Rolle
Anforderungsklärung, Konzeption, Architektur und Umsetzung
Art
Umsetzung

9

Power-Automate-Flows in einer Solution

540+

Aktionen in den Flows

5

Freigabestufen mit Rückgabewegen

8

SharePoint-Listen für Aufträge, Freigaben, Protokoll und Konfiguration

14

Maschinentypen mit eigener Projektnummernregel

28

versionierte Solution-Exporte während der Entwicklung

01Ausgangslage

Wo das Projekt angefangen hat.

Kundenaufträge für Maschinen mussten vor der Weiterbearbeitung von mehreren Fachbereichen geprüft werden: Technik, Montage mit Planung des Montage-Startdatums, Ordermanagement sowie Einkauf mit einer zusätzlichen Gegenprüfung durch eine zweite Person. Jede Stufe sollte freigeben oder mit Begründung ablehnen können, und jede Entscheidung sollte nachvollziehbar bleiben.

Das Unternehmen suchte dafür einen Dienstleister für einen rollenbasierten Workflow mit E-Mail-Freigaben, Eskalationen und Audit-Trail auf Basis von Microsoft 365. Ein lokaler SQL-Server war als späterer Integrationspunkt bekannt, sollte in der ersten Stufe aber bewusst noch nicht angebunden werden.

Vereinbart wurde deshalb zunächst ein Pilot- bzw. Basissystem, das den Ablauf mit Testdaten technisch und fachlich validiert. Die Datenhaltung sollte pragmatisch in SharePoint-Listen erfolgen, die Freigaben über Standardmechanismen von Power Automate statt über selbst programmierte E-Mail-Buttons.

Ziele

  • Mehrstufigen Freigabeprozess mit klar definierten Rollen in Power Automate abbilden
  • Ablehnungen nur mit Begründung zulassen und gezielt an die zuständige Stelle zurückgeben
  • Status, Entscheidungen, Rückgaben und Fehler in SharePoint lückenlos protokollieren
  • Rollen, Eskalationsregeln und Projektnummern ohne Änderung an den Flows pflegbar machen
  • Offene Freigaben nach einer festen Frist automatisch eskalieren
  • Eine erweiterbare Grundlage für eine spätere App-Oberfläche und eine ERP-Anbindung schaffen

02Lösung

Was ich konzipiert und gebaut habe.

Modulare Flow-Architektur statt eines Monolithen

Ich habe den Prozess in neun Cloud Flows zerlegt, die in einer gemeinsamen Solution liegen: Ein Start-Flow, je ein Flow für Technik, Montage, Ordermanagement, Einkauf und Einkaufs-Gegenprüfung, ein zentraler E-Mail-Versand, ein Test-Flow für den Versand und ein zeitgesteuerter Eskalations-Flow. Die Flows rufen sich gegenseitig über HTTP-Trigger mit definierten JSON-Schemata auf.

  • Übergabe von Workflow-ID, SharePoint-Elementbezug, Korrelations-ID, Schritt und Rolle bei jedem Aufruf
  • Fachflows bestätigen den Aufruf sofort mit HTTP 202 und arbeiten danach asynchron weiter
  • Ordermanagement-Flow mit Switch auf vier Szenarien: Reguläre Prüfung sowie Rückgaben aus Technik, Montage und Einkauf
  • Start-Flow auf einen gleichzeitigen Lauf begrenzt

SharePoint-Datenmodell mit Trennung von Vorgang, Entscheidung und Protokoll

Vor der Umsetzung habe ich das Datenmodell in einer Arbeitsmappe mit Listen, Spalten, Indizes, Ansichten und Startwerten beschrieben und danach in SharePoint Online aufgebaut. Interne Spaltennamen sind englisch, Anzeigenamen deutsch.

  • Auftragsliste mit Eingangsdaten, aktuellem Schritt, aktueller Rolle und Status je Fachbereich
  • Freigabeliste mit einem Datensatz je Freigabeschritt, Kennzeichen für die aktuelle Freigabe und Eskalationsstand
  • Audit-Trail mit Ereignistyp, altem und neuem Status, Begründung und Korrelations-ID
  • Konfigurationslisten für Rollen, Eskalationsregeln, E-Mail-Vorlagen, Einstellungen und Projektnummern
  • Rund 150 Spalten, dazu im Datenmodell vorgesehene Ansichten als Arbeitslisten je Fachbereich

Freigaben mit Pflichtbegründung und gezielten Rückgaben

Die Entscheidungen laufen über Power Automate Approvals (Genehmigen bzw. Ablehnen). Da das Kommentarfeld dort nicht als Pflichtfeld erzwungen wird, prüfe ich das Ergebnis im Flow selbst. Eine Ablehnung ohne verwertbaren Kommentar wird nicht weiterverarbeitet, die Entscheidung wird erneut angefordert.

  • Ablehnung in Technik, Montage oder Einkauf geht mit Begründung an das Ordermanagement zurück
  • Nach Korrektur erhält die Technik den ursprünglichen Ablehnungsgrund und den Korrekturkommentar gemeinsam
  • Ablehnung in der Einkaufs-Gegenprüfung führt zurück in die reguläre Einkaufsfreigabe
  • Im Ordermanagement sorgen Wiederholen-bis-Schleifen für eine gültige Entscheidung im selben Bearbeitungskontext

Montage-Startdatum als eigener Prüfschritt

Das Montage-Startdatum wird im SharePoint-Vorgang gepflegt, ein Link aus der Genehmigung führt direkt zum Datensatz. Nach der Montageentscheidung liest der Flow den aktuellen Wert erneut aus SharePoint, statt sich auf Startdaten zu verlassen. Das Ordermanagement prüft den Termin in einem gesonderten Schritt und kann nur den Termin ablehnen, ohne den ganzen Auftrag abzulehnen.

  • Ohne Startdatum geht der Vorgang nicht zum Ordermanagement weiter
  • Nachpflege-Schleife prüft alle zehn Minuten erneut, mit einmaliger Hinweismail und Zeitgrenze unter der 30-Tage-Laufzeit eines Flows
  • Bei Terminablehnung wird der alte Termin geleert und mit Begründung an die Montage zurückgegeben

Projektnummern und maschinentypabhängiger Ablauf

Der Start-Flow ermittelt zur gewählten Maschine genau eine aktive Projektnummernregel und erzeugt aus Präfix, Format und laufender Nummer die nächste Projektnummer. In derselben Regel ist hinterlegt, ob die Technikprüfung für diesen Maschinentyp entfällt.

  • 14 Maschinentypen konfiguriert, davon 5 ohne Technikprüfung
  • Pflichtfeldprüfung der Eingangsdaten mit gesammelten Validierungsfehlern
  • Kontrollierter Fehlerpfad bei fehlender oder mehrdeutiger Regel

Zentraler HTML-E-Mail-Versand

Alle Benachrichtigungen laufen über einen eigenen Versand-Flow mit festem Eingabeschema. Er erzeugt einheitliche HTML-Mails mit Statusfarbe, Auftragsdaten, Kommentar und Vorgangslink und bestätigt die Annahme sofort mit HTTP 200.

  • Fünf Nachrichtentypen: Abschluss, fachliche Ablehnung, Blockierung, Konfigurationsfehler und Eskalation
  • Abschluss-Empfänger aus der Rollenliste, leere Einträge entfernt und doppelte Adressen zusammengeführt
  • Datumswerte einheitlich in deutscher Schreibweise und Ortszeit
  • Wiederholungsrichtlinie für reine Mail-Aufrufe abgeschaltet, damit keine doppelten Nachrichten entstehen

Eskalation und Fehlerbehandlung

Ein zeitgesteuerter Flow prüft montags bis freitags um 8 Uhr alle offenen aktuellen Freigaben, sucht die passende Eskalationsregel zu Schritt und Rolle und eskaliert einmalig nach fünf Arbeitstagen ohne Entscheidung. Jeder Flow ist nach dem Muster Verarbeitung und Fehlerbehandlung in Bereiche gegliedert.

  • Fälligkeit unter Berücksichtigung von Wochenenden
  • Eskalation wird an Freigabe und Auftrag vermerkt und im Audit-Trail protokolliert
  • Fehlerbereich wertet fehlgeschlagene Aktionen aus, setzt den Auftragsstatus und informiert mit Link zur Ausführung
  • Prüfung auf genau eine Rolle bzw. genau eine aktuelle Freigabe vor jedem Schritt

Konzept für eine zweite Ausbaustufe mit Canvas App

Aus den Tests ergab sich, dass der Start über Flow-Variablen für den Alltag nicht reicht. Für die nächste Stufe habe ich deshalb ein Fachkonzept mit Leistungsbeschreibung erstellt. Umgesetzt wurde diese Stufe bisher nicht.

  • Gemeinsame Canvas App für Ordermanagement, Service und Montage mit Übersicht, Suche, Filtern und Startaktion
  • Zweite Prozessvariante für Serviceaufträge ohne Montage
  • Wiederaufnahme mit eigener Durchlaufkennung und Schutz vor verspäteten Antworten auf alte Aufgaben
  • Erinnerungen, zwei Eskalationsstufen und zeitlich begrenzte Vertretung je Rolle
  • Optionale Analyse einer ERP-Anbindung mit Feldzuordnung und führendem System je Feld

03Im Detail

Apps, Abläufe und Daten auf einen Blick.

Namen und Inhalte sind neutral beschrieben - Kundennamen nenne ich grundsätzlich nicht.

Cloud Flows9

  • Start und ProjektnummernvergabeAuslöser: Manuell (Schaltfläche)Übernimmt die Eingangsdaten, prüft Pflichtfelder, vergibt die Projektnummer nach Maschinentyp, legt Auftrag, Freigabe und Protokoll an und startet Technik oder Montage.
  • Freigabe TechnikAuslöser: HTTP-AnforderungGenehmigung durch die Technik mit Pflichtbegründung bei Ablehnung, danach Übergabe an die Montage oder Rückgabe an das Ordermanagement.
  • Freigabe MontageAuslöser: HTTP-AnforderungGenehmigung durch die Montage, erneutes Lesen und Prüfen des Montage-Startdatums mit Nachpflege-Schleife, Übergabe an das Ordermanagement.
  • Prüfung OrdermanagementAuslöser: HTTP-AnforderungGrößter Flow mit über 200 Aktionen und fünf Genehmigungen: Reguläre Prüfung, gesonderte Terminprüfung und Rückgaben aus Technik, Montage und Einkauf.
  • Freigabe EinkaufAuslöser: HTTP-AnforderungEinkaufsfreigabe, bei Zustimmung Übergabe an die Gegenprüfung, bei Ablehnung Rückgabe an das Ordermanagement.
  • Gegenprüfung EinkaufAuslöser: HTTP-AnforderungZweite Einkaufsentscheidung, bei Zustimmung Abschluss des Vorgangs und Abschlussmail an die konfigurierten Rollen.
  • Zentraler E-Mail-VersandAuslöser: HTTP-AnforderungValidiert die Nutzdaten, erzeugt HTML-Mails für alle Nachrichtentypen und bestätigt die Annahme sofort.
  • Test E-Mail-VersandAuslöser: Manuell (Schaltfläche)Sendet eine Testanforderung an den zentralen Versand.
  • Eskalation offener FreigabenAuslöser: Zeitplan (Mo-Fr 8:00 Uhr)Prüft offene Freigaben gegen die Eskalationsregeln und eskaliert einmalig nach fünf Arbeitstagen.

Datenmodell8

  • AufträgeSharePoint-ListeVorgang mit Eingangsdaten, aktuellem Schritt, Rolle, Status je Fachbereich, Montage-Startdatum und Fehlerzustand
  • FreigabenSharePoint-ListeEin Datensatz je Freigabeschritt mit Zuweisung, Entscheidung, Kommentar, Fälligkeit und Eskalationsstand
  • Audit-TrailSharePoint-ListeEreignisprotokoll mit Statuswechseln, Begründungen und Korrelations-ID
  • RollenSharePoint-ListeBearbeiter bzw. Gruppen je Rolle und Kennzeichen für die Abschlussinformation
  • EskalationsregelnSharePoint-ListeZuordnung von Schritt und Rolle zu Eskalationsstufe und Empfängern
  • E-Mail-VorlagenSharePoint-ListeBetreff- und Textvorlagen mit Platzhaltern je Nachrichtentyp
  • EinstellungenSharePoint-ListeVorgesehene zentrale Konfigurationswerte
  • ProjektnummernregelnSharePoint-ListePräfix, Format und laufende Nummer je Maschinentyp sowie Kennzeichen zum Überspringen der Technik

Schnittstellen4

  • Interne HTTP-Aufrufe mit JSON-Schema zwischen den Flows
  • Power Automate Approvals für alle Freigabeentscheidungen
  • SharePoint Online über den Standardkonnektor mit OData-Filtern
  • Office 365 Outlook für Benachrichtigungen

04Knifflige Stellen

Herausforderungen und wie ich sie gelöst habe.

Pflichtbegründung bei Standardgenehmigungen

Power Automate Approvals erzwingen keinen Kommentar bei Ablehnung. Ich prüfe Ergebnis und Kommentar per Ausdruck und fordere die Entscheidung bei fehlender Begründung neu an. Im Ordermanagement passiert das in Wiederholen-bis-Schleifen, damit kein zusätzlicher Freigabedatensatz durch einen neuen Flow-Aufruf entsteht.

Terminablehnung getrennt von Auftragsablehnung

Statt aus einem Freitext zu erraten, ob nur der Montagetermin oder der ganze Auftrag abgelehnt wird, habe ich die Terminprüfung als eigene Genehmigung gebaut. Bei Terminablehnung wird der alte Termin geleert und mit Begründung an die Montage zurückgegeben.

Fehlende Pflichtdaten nach einer Entscheidung

Eine Montagefreigabe ohne Startdatum hat den Vorgang zunächst nur blockiert. Später habe ich eine begrenzte Nachpflege-Schleife ergänzt: Der Flow liest den Auftrag alle zehn Minuten neu, schickt einmalig einen Hinweis und setzt fort, sobald das Datum gepflegt ist.

Fehlerursache hinter HTTP 502

In Tests erschienen Fehler in mehreren Fachflows, die alle auf den Aufruf des zentralen Mail-Flows zurückgingen. Ich habe fachlichen Status, Versand und Antwortverhalten getrennt, den Versand auf eine sofortige Antwort mit HTTP 200 umgestellt, eine fehlerhafte Leerprüfung auf eine Zahl korrigiert und Wiederholungen für Mail-Aufrufe abgeschaltet.

SharePoint-Auswahlwerte in JSON

Ein Auswahlfeld kam in der Eskalation als Objekt statt als Text an und erzeugte ungültiges JSON. Die Ausdrücke behandeln jetzt beide Rückgabeformen ausdrücklich.

Eindeutigkeit der Konfiguration

Vor jedem Schritt prüfen die Flows, dass genau eine passende Rolle, Regel bzw. aktuelle Freigabe existiert. Fehlende oder doppelte Einträge landen in einem kontrollierten Fehlerpfad mit Protokolleintrag und Benachrichtigung.

05Vorgehen

Schritt für Schritt zum Ergebnis.

  1. 1

    Anforderungsklärung und Vertrag (05-06/2026)

    Ich habe die Anforderungen aufgenommen, den Pilotumfang gegen SQL-Anbindung, Formulare und Rollout abgegrenzt und einen Dienstvertrag mit Projekteinzelvertrag, Auftragsverarbeitung und Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen. Dazu kam das Lieferanten-Onboarding der Unternehmensgruppe mit einem Fragebogen zur Informationssicherheit.

  2. 2

    Datenmodell (07/2026)

    Ich habe die acht SharePoint-Listen mit Spalten, Indizes, Ansichten und Startwerten in einer Arbeitsmappe beschrieben und in der Kundenumgebung angelegt.

  3. 3

    Umsetzung der Flows (07-08/2026)

    Ausgehend von meiner Vorlage für Verarbeitung und Fehlerbehandlung entstanden zuerst Start-Flow und Fachflows, im August kamen zentraler E-Mail-Versand und Test-Flow hinzu. Jeden Stand habe ich als Solution exportiert und gesichert.

  4. 4

    Fachliche Tests und Korrekturen (07-09/2026)

    Der Fachbereich hat die Abläufe mit Testvorgängen durchgespielt. Rückmeldungen zu Rückgabewegen, Terminprüfung, Datumsformat und Benachrichtigungen habe ich in kleinen Änderungspaketen eingearbeitet. Im September habe ich die Lösung zur gemeinsamen Funktionsprüfung bereitgestellt und als verwaltete Solution exportiert.

  5. 5

    Konzept Ausbaustufe 2 (09/2026)

    Auf Basis der Testerfahrungen habe ich ein Fachkonzept mit Arbeitspaketen für eine Canvas App, einen Serviceprozess, Wiederaufnahmen, Vertretungen und eine ERP-Vorbereitung erstellt.

06Ergebnis

Was heute anders läuft.

  • Das Basissystem bildet den kompletten Freigabeweg von der Erfassung bis zum Abschluss ab, einschließlich aller vereinbarten Rückgabewege und einer automatischen Abschlussmail.
  • Im Testbetrieb wurden 20 Testvorgänge angelegt, 7 davon liefen über alle Stufen bis zum Abschluss. Der Audit-Trail enthält dazu 178 protokollierte Ereignisse.
  • Rollen, Eskalationsregeln, Mail-Empfänger und Projektnummern lassen sich in SharePoint pflegen, ohne die Flows zu ändern.
  • Die Lösung liegt als versionierte Solution vor und ist die Grundlage für eine spätere App-Oberfläche und ERP-Anbindung.

Technologien

  • Microsoft Power Automate (Cloud Flows)
  • Power Automate Approvals
  • Microsoft SharePoint Online (Listen)
  • Office 365 Outlook
  • Power Platform Solutions (verwaltet und nicht verwaltet)
  • HTTP-Trigger und JSON-Schnittstellen zwischen Flows
  • HTML-E-Mail-Vorlagen

Belegte Kompetenzen

  • Mehrstufige Freigabeprozesse mit Power Automate Approvals konzipieren und umsetzen
  • Modulare Flow-Architekturen mit HTTP-Triggern und JSON-Schemata
  • SharePoint-Datenmodelle für Vorgänge, Entscheidungen, Protokoll und Konfiguration
  • Fehlerbehandlung mit Bereichen, Ergebnisauswertung und kontrollierten Fehlerpfaden
  • Zeitgesteuerte Eskalation mit Arbeitstagslogik
  • Fehleranalyse an der Grenze zwischen SharePoint-Konnektor, Ausdruckssprache und HTTP
  • Solution-Management mit nicht verwalteten und verwalteten Exporten
  • Fachkonzepte und Leistungsabgrenzung für Folgestufen mit Canvas App und ERP-Anbindung

07Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Kann man bei Power Automate Approvals eine Begründung bei Ablehnung erzwingen?
Nicht direkt in der Standardgenehmigung. Man kann aber im Flow nach der Entscheidung prüfen, ob bei Ablehnen ein Kommentar vorhanden ist, und die Genehmigung sonst erneut senden. Mit einer Wiederholen-bis-Schleife bleibt das im selben Flow-Lauf und erzeugt keine zusätzlichen Vorgänge.
Warum mehrere Flows statt eines großen Freigabe-Flows?
Getrennte Flows je Fachbereich bleiben überschaubar, lassen sich einzeln testen und korrigieren und halten jeden Lauf kürzer. Über HTTP-Trigger mit festem JSON-Schema übergeben sie definierte Daten, und ein gemeinsamer Versand-Flow vermeidet doppelte Mail-Logik.
Was ist bei langen Wartezeiten in Power Automate zu beachten?
Ein Cloud Flow kann höchstens 30 Tage laufen. Warteschleifen und Genehmigungen sollten deshalb eine eigene Zeitgrenze darunter haben, und offene Zustände gehören in die Datenbasis, damit ein Vorgang nach Ablauf kontrolliert weitergeführt oder neu gestartet werden kann.
Reicht SharePoint als Datenbasis für einen Freigabeprozess?
Für einen Pilot bzw. ein Basissystem mit überschaubarem Volumen ja, wenn Vorgänge, Entscheidungen und Protokoll in getrennten, indizierten Listen liegen. Für eine spätere ERP- oder SQL-Anbindung sollte man interne Spaltennamen und Schlüssel von Anfang an stabil planen.

08Weitere Fallstudien

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