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Fallstudie · Sanitärarmaturen

Power Automate und SharePoint: Bilddaten-Pipeline für Badarmaturen

Für einen Hersteller von Badarmaturen habe ich SharePoint als zentrale Ablage für Produkt- und Milieubilder aufgebaut und mit Power Automate an die Website angebunden. 18 Flows lesen Bildeigenschaften aus, übertragen Dateien per FTP auf mehrere Webserver, erzeugen JSON-Importdateien und steuern die Bildbearbeitung über Planner-Aufgaben.

Ähnliches Projekt besprechenAlle Referenzen
  • 08/2021 - 10/2022
  • mehr als 50 Mitarbeitende
  • Umsetzung
Branche
Hersteller von Badarmaturen
Unternehmensgröße
mehr als 50 Mitarbeitende
Reichweite
internationaler Vertrieb
Zeitraum
08/2021 - 10/2022
Meine Rolle
Konzeption, Architektur und Umsetzung
Art
Umsetzung

18

Power-Automate-Flows im versionierten Export

470+

Aktionen in den Flows

3

FTP-Zielsysteme, automatisch synchron gehalten

4.600+

Bilddatensätze in einer JSON-Importdatei für die Website

780

Artikelnummern in derselben Importdatei

2

Auflösungen je Bild (72 und 300 dpi)

01Ausgangslage

Wo das Projekt angefangen hat.

Für die Website wurden Produktbilder und Milieubilder der Armaturen in zwei Auflösungen benötigt (72 und 300 dpi). Die Dateien lagen auf mehreren Webservern, und die Website brauchte zu jedem Bild strukturierte Angaben wie Artikelnummer, Kategorie, Serie, Farbe, Sortierung und Sichtbarkeit.

Ziel war eine zentrale, berechtigungsgesteuerte Ablage in Microsoft 365, aus der heraus Bilder und Metadaten ohne Handarbeit auf der Website ankommen. Neue Bilder sollten als Aufgabe für die Bildbearbeitung sichtbar werden, und Änderungen oder Löschungen sollten sich ebenfalls automatisch auf die Webserver auswirken.

Ziele

  • SharePoint als zentrale Ablage für Produkt- und Milieubilder mit einheitlichen Metadaten
  • Neue, geänderte und gelöschte Bilder automatisch auf alle Webserver übertragen bzw. dort entfernen
  • Technische Bildeigenschaften wie Auflösung, Farbraum und Abmessungen automatisch erfassen
  • Täglich eine vollständige JSON-Importdatei für die Website erzeugen
  • Bildbearbeitung je Artikel als nachvollziehbare Aufgabe steuern
  • Fehler bei Übertragungen sofort per E-Mail melden

02Lösung

Was ich konzipiert und gebaut habe.

SharePoint als zentrale Bild- und Dokumentablage

Ich habe eine eigene SharePoint-Website mit Bildbibliotheken für Produkt- und Milieubilder aufgebaut. Jede Datei trägt Metadaten, die später direkt in den Website-Import einfließen. Den Zugriff habe ich über ein Berechtigungskonzept mit getrennten Sicherheitsgruppen je Bibliothek geregelt.

  • Metadaten je Bild: Artikelnummer, Kategorie, Serie, Farbe, Auflösung, Breite, Höhe, Qualität, Farbraum, Sortierung und Anzeige auf der Website
  • Sicherheitsgruppen je Bibliothek mit den Stufen Vollzugriff, Mitwirken und Lesen
  • Ergänzende Bibliotheken für technische Unterlagen je Artikel wie Zeichnungen, Anleitungen, CAD-Dateien und Videos, zunächst mit Demo-Automatisierung

Ereignisgesteuerte Synchronisation mit den Webservern

Je ein Flow für Produkt- und Milieubilder reagiert auf neue oder geänderte Dateien. Er ermittelt über den Änderungsverlauf, ob ein Bild neu ist oder aktualisiert wurde, überträgt es per FTP auf drei Zielsysteme und legt es dort abhängig von der Auflösung im Ordner für 72 bzw. 300 dpi ab. Bei einer Aktualisierung wird die alte Datei zuerst gelöscht und dann neu übertragen.

  • Eigener Lösch-Flow je Bibliothek, der gelöschte Bilder auch auf allen Webservern entfernt
  • Vor jeder Übertragung eine Verbindungsprüfung je FTP-Server
  • Gesonderte Behandlung von HTTP 404, damit bereits fehlende Dateien keinen Abbruch auslösen
  • Rund 100 Aktionen in jedem der beiden Haupt-Flows

Automatische Bildanalyse

Beim Hochladen liest der Flow über die Cloudmersive-Bild-API technische Eigenschaften aus und schreibt sie in die Dateieigenschaften in SharePoint. Damit muss niemand Auflösung oder Farbraum von Hand pflegen, und die Ablage in den richtigen Auflösungsordner auf dem Webserver ergibt sich daraus automatisch.

  • Ermittelte Werte: Auflösung, Farbtiefe, Farbraum, Kompressionsstufe und Bild-Hash
  • Zwei Verbindungen zu unterschiedlichen API-Tarifen, die Werte des einen Tarifs ergänzen fehlende Werte des anderen
  • Kurze Wartezeit vor der Abfrage, um API-Limits einzuhalten
  • Dateigröße formatiert und Artikelserie per Nachschlagen in einer Liste ergänzt

JSON-Importdateien für die Website in Paketen

Ein zeitgesteuerter Flow startet jede Nacht um 2 Uhr die Erzeugung der Importdateien. Weil die Bibliotheken mehrere tausend Bilder enthalten, verarbeitet ein zweiter Flow die Dateien paketweise: Er liest die Elemente nach ID sortiert ab der zuletzt verarbeiteten ID, schreibt eine Teildatei und ruft sich anschließend selbst per HTTP mit der neuen Start-ID auf. Ein dritter Flow führt die Teildateien zu einer Gesamtdatei zusammen, löscht die Teildateien und überträgt das Ergebnis auf die Webserver.

  • Je Bild ein JSON-Objekt mit Artikelnummer, Verwendung, Kategorie, Serie, Dateiname, Pfad, Abmessungen, Qualität, Auflösung, Farbraum, Farbe, Sortierung und Sichtbarkeit
  • Ablagepfad je nach Auflösung automatisch auf den 72- oder 300-dpi-Ordner gesetzt
  • Kopie jeder Importdatei zusätzlich in einer SharePoint-Dokumentbibliothek
  • Fehlermeldung per E-Mail, wenn ein Lauf fehlschlägt oder abbricht

Bildbearbeitung über Planner steuern

Für die Artikelverwaltung habe ich eine SharePoint-Liste mit zwei Flows verbunden. Wird für einen Artikel eine Aufgabe angefordert, prüft der erste Flow, ob es sie in Planner schon gibt, und legt sonst eine Aufgabe mit Fälligkeit und Checkliste an. Anschließend informiert er das Team in Microsoft Teams. Wird die Aufgabe in Planner abgeschlossen, kopiert der zweite Flow die angehängten Bilddateien in die Bibliotheken und setzt deren Eigenschaften.

  • Checklistenpunkte je nach Bedarf: Bild in 72 bzw. 300 dpi erstellen, hochladen und Aufgabe abschließen
  • Doppelte Aufgaben werden über einen Abgleich der Aufgabentitel vermieden
  • Rückschreiben des Bearbeitungsstands in die SharePoint-Liste

Hilfs-Flows für Betrieb und Kontrolle

Für den laufenden Betrieb habe ich kleine, manuell startbare Flows ergänzt, mit denen sich Protokolllisten neu aufbauen oder bereinigen und der Bestand einer Bildbibliothek nach Excel exportieren lässt.

  • Protokolllisten je Bibliothek neu erstellen bzw. leeren
  • Export aller Bildeigenschaften in eine Excel-Tabelle
  • Versionierte Sicherung aller Flows als Exportpakete

03Im Detail

Apps, Abläufe und Daten auf einen Blick.

Namen und Inhalte sind neutral beschrieben - Kundennamen nenne ich grundsätzlich nicht.

Cloud Flows9

  • Bild erstellt oder geändert (je Produkt- und Milieubilder)Auslöser: Neue oder geänderte Datei in der BildbibliothekÄnderungsart ermitteln, Bildanalyse, Metadaten setzen, Übertragung auf drei FTP-Ziele in den passenden Auflösungsordner, Fehlermeldungen per E-Mail
  • Bild gelöscht (je Produkt- und Milieubilder)Auslöser: Gelöschte Datei in der BildbibliothekProtokolleintrag aktualisieren und die Datei auf allen Webservern in beiden Auflösungen entfernen
  • JSON-Erzeugung starten (je Produkt- und Milieubilder)Auslöser: Zeitplan, täglich 2 UhrStartet die paketweise JSON-Erzeugung per HTTP-Aufruf
  • JSON-Teildateien erzeugen (je Produkt- und Milieubilder)Auslöser: HTTP-Anforderung mit Start-ID und DateizählerLiest ein Paket von Bildern ab der Start-ID, schreibt eine Teildatei und ruft sich bis zum Ende selbst wieder auf
  • JSON-Dateien zusammenführen (je Produkt- und Milieubilder)Auslöser: HTTP-AnforderungTeildateien zusammenführen, Gesamtdatei in SharePoint speichern und auf die Webserver übertragen
  • Artikel angelegt oder geändertAuslöser: Neues oder geändertes Element in der ArtikelverwaltungPlanner-Aufgabe mit Checkliste anlegen, Duplikate vermeiden, Teams-Nachricht senden
  • Aufgabe abgeschlossenAuslöser: Abgeschlossene Planner-AufgabeBilddateien in die Bibliotheken kopieren und Eigenschaften setzen
  • Protokoll neu erstellen bzw. bereinigen (je Bibliothek)Auslöser: ManuellProtokollliste aus dem Bibliotheksbestand aufbauen oder leeren
  • Bildbestand nach Excel (je Bibliothek)Auslöser: ManuellAlle Bildeigenschaften als Zeilen in eine Excel-Tabelle schreiben

Datenmodell7

  • ProduktbilderSharePoint-BildbibliothekProduktfotos mit Artikel- und Bildmetadaten
  • MilieubilderSharePoint-BildbibliothekAnwendungs- und Stimmungsbilder mit denselben Metadaten
  • ArtikelverwaltungSharePoint-ListeArtikel, Bearbeitungsbedarf und Verknüpfung zu Planner-Aufgaben
  • ArtikelserienSharePoint-ListeNachschlagewerte für die Serienzuordnung
  • BildprotokolleSharePoint-ListeEin Eintrag je Bild mit Übertragungsstand, je Bibliothek
  • JSON-AblageSharePoint-DokumentbibliothekTeil- und Gesamtdateien des Website-Imports
  • Technische UnterlagenSharePoint-DokumentbibliothekZeichnungen, Anleitungen, CAD-Dateien und Videos je Artikel

Schnittstellen5

  • FTP-Übertragung auf drei Zielsysteme der Website
  • JSON-Importdatei für die Website
  • Cloudmersive-Bild-API zur Analyse von Bildeigenschaften
  • Microsoft Planner und Microsoft Teams
  • Excel Online für Bestandsexporte

04Knifflige Stellen

Herausforderungen und wie ich sie gelöst habe.

Tausende Bilder ohne Timeout verarbeiten

Statt alle Elemente in einem Lauf zu laden, liest der Flow Pakete ab einer Start-ID in aufsteigender Reihenfolge und ruft sich selbst per HTTP mit der nächsten Start-ID wieder auf. Teildateien werden am Ende zu einer Importdatei zusammengeführt.

Mehrere Webserver konsistent halten

Jede Änderung wird auf drei FTP-Ziele gespiegelt. Vor der Übertragung prüft der Flow die Verbindung, beim Aktualisieren löscht er zuerst die alte Datei, und ein fehlendes Ziel (HTTP 404) wird gezielt abgefangen statt den Lauf abzubrechen.

Bildeigenschaften automatisch statt von Hand

Auflösung, Farbraum, Farbtiefe, Kompression und Hash kommen aus einer Bildanalyse-API. Aus der Auflösung ergibt sich automatisch der Zielordner für 72 bzw. 300 dpi und der Pfad in der Importdatei.

Bildbearbeitung als Aufgabe statt als Zuruf

Planner-Aufgaben mit Checkliste entstehen automatisch aus der Artikelverwaltung, und der Abschluss der Aufgabe löst die Ablage der fertigen Bilder aus.

05Vorgehen

Schritt für Schritt zum Ergebnis.

  1. 1

    Ablage und Berechtigungen

    Aufbau der SharePoint-Website mit Bildbibliotheken, Metadaten und Sicherheitsgruppen je Bibliothek.

  2. 2

    Automatisierung Produktbilder

    Flows für Anlage, Änderung und Löschung, Bildanalyse und FTP-Übertragung zunächst für Produktbilder.

  3. 3

    Übertragung auf Milieubilder

    Gleiche Logik für Milieubilder, ergänzt um die paketweise JSON-Erzeugung für die Website.

  4. 4

    Artikelverwaltung

    Anbindung von Planner und Teams für die Steuerung der Bildbearbeitung.

  5. 5

    Abstimmung mit der Website

    Gemeinsame Prüfung der Website-Anzeige, Korrekturen an der Importdatei und Erweiterung um Bibliotheken für technische Unterlagen.

06Ergebnis

Was heute anders läuft.

  • Bilder werden in SharePoint gepflegt und ohne manuelles Hochladen auf die Webserver übertragen, geändert oder entfernt.
  • Die Website erhält täglich eine vollständige JSON-Importdatei, im Exportstand vom Oktober 2022 mit mehr als 4.600 Bilddatensätzen zu 780 Artikelnummern.
  • Bildbearbeitung und Bildablage sind über Planner-Aufgaben nachvollziehbar verbunden.
  • Alle 18 Flows liegen als versionierte Exportpakete vor.

Technologien

  • Microsoft Power Automate (Cloud Flows)
  • Microsoft SharePoint Online (Bildbibliotheken, Dokumentbibliotheken, Listen)
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Teams
  • Office 365 Outlook
  • Excel Online (Business)
  • FTP-Konnektor
  • Cloudmersive Convert API (Bildanalyse)
  • HTTP-Trigger zwischen Flows
  • JSON

Belegte Kompetenzen

  • Power Automate für Massendaten mit Paketverarbeitung und HTTP-Selbstaufruf
  • SharePoint-Informationsarchitektur mit Metadaten und Berechtigungskonzept
  • Datei-Integration per FTP mit Fehlerbehandlung
  • Einbindung externer REST-APIs in Power Automate
  • Prozesssteuerung mit Planner und Teams
  • JSON-Schnittstellen für Websites

07Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Wie kommen Produktbilder aus SharePoint automatisch auf eine Website?
Ein Power-Automate-Flow reagiert auf neue oder geänderte Dateien in einer SharePoint-Bibliothek und überträgt sie per FTP oder API an den Webserver. Die Metadaten der Bilder lassen sich zusätzlich als JSON-Datei bereitstellen, die das Content-Management-System importiert. So bleibt SharePoint die einzige Stelle, an der Bilder gepflegt werden.
Wie verarbeitet Power Automate sehr große SharePoint-Bibliotheken?
Bewährt hat sich eine Paketverarbeitung: Der Flow liest nur eine begrenzte Zahl von Elementen ab einer bestimmten ID, speichert das Zwischenergebnis und ruft sich danach selbst mit der nächsten Start-ID auf. Am Ende werden die Teilergebnisse zusammengeführt. Damit bleiben einzelne Läufe kurz und unterhalb der Plattformgrenzen.
Kann Power Automate Bildeigenschaften wie Auflösung oder Farbraum auslesen?
Nicht mit Bordmitteln, aber über Konnektoren zu Bildanalyse-Diensten. Diese liefern bspw. Auflösung, Farbraum, Farbtiefe und Kompression, die der Flow in die Dateieigenschaften schreibt und für weitere Entscheidungen wie den Zielordner nutzt.

08Weitere Fallstudien

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