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Fallstudie · Freie Wohlfahrtspflege

QM-Freigabe und Dienstreise-App mit SharePoint und Power Platform

Für eine Organisation der freien Wohlfahrtspflege habe ich den Freigabeprozess für QM-Dokumente mit SharePoint und 25 Power Automate Flows neu aufgebaut. Dazu kam eine Canvas App für Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung.

Ähnliches Projekt besprechenAlle Referenzen
  • seit 11/2022
  • mehr als 2.000 Mitarbeitende
  • Umsetzung
Branche
Soziale Arbeit und Pflege (freie Wohlfahrtspflege)
Unternehmensgröße
mehr als 2.000 Mitarbeitende
Reichweite
mehr als 80 Dienste und Einrichtungen
Zeitraum
seit 11/2022
Meine Rolle
Konzeption, Architektur, Umsetzung und laufende Betreuung
Art
Umsetzung

25

Power Automate Flows im QM-Freigabeprozess

3

Prüfstufen bis zur Veröffentlichung eines QM-Dokuments

5

Bildschirme, 6 eigene Komponenten und rund 570 Steuerelemente in der Canvas App

2

Genehmigungsphasen für Reiseantrag und Abrechnung

01Ausgangslage

Wo das Projekt angefangen hat.

Die Organisation beschäftigt mehr als 2.000 Mitarbeitende in über 80 Diensten und Einrichtungen. Ihr Qualitätsmanagement-Handbuch umfasst Prozessbeschreibungen, Formulare und Musterdokumente, die vor der Veröffentlichung fachlich, formal und abschließend durch eine Genehmigung geprüft werden müssen. Mit dem Umzug des Intranets nach SharePoint Online sollte dieser Freigabeprozess mit Microsoft 365 und der Power Platform neu abgebildet werden.

Ein erster Ansatz mit einer einzigen Dokumentenbibliothek und einem angepassten Formular erfüllte die Anforderungen an Berechtigungen und Bedienbarkeit nicht. Jede Rolle sollte nur die für sie relevanten Dokumente und Spalten sehen und bearbeiten können. Das lässt sich mit SharePoint-Bordmitteln in einer einzelnen Bibliothek nicht sauber umsetzen.

Parallel liefen Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung nicht durchgängig digital. Antrag, Genehmigung durch die Vorgesetzten, Abrechnung mit Belegen und die Weitergabe an die Buchhaltung sollten in einem zusammenhängenden digitalen Ablauf zusammengeführt werden.

Ziele

  • Dreistufiger Freigabeprozess für QM-Dokumente mit klar getrennten Rollen (Autor, fachliche Prüfung, formale Prüfung, Genehmigung)
  • Berechtigungen je Rolle und Prüfstufe, die sich automatisch aus gepflegten Personenlisten ergeben
  • Nachvollziehbare Freigaben mit Kommentaren, Zeitstempeln und einem Freigabeprotokoll
  • Regelmäßige Revision veröffentlichter Dokumente nach einem frei wählbaren Zeitraum
  • Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung in einer App mit Genehmigung, Belegen und automatisch erzeugtem Abrechnungsbeleg
  • Betrieb in eigenen Power-Platform-Umgebungen mit Test, Produktion und dokumentierter Lösung

02Lösung

Was ich konzipiert und gebaut habe.

Rollenbibliotheken für den QM-Freigabeprozess

Ich habe den Prozess neu strukturiert: Statt einer Bibliothek mit komplexen Ausnahmen gibt es eine Master-Bibliothek für veröffentlichte QM-Dokumente und vier Arbeitsbibliotheken für Autor, fachliche Prüfung, formale Prüfung und Genehmigung. Jede Bibliothek zeigt nur die Spalten, die in diesem Schritt relevant sind, und ist nur für die jeweilige Rolle berechtigt.

Ein Dokument wandert per Power Automate von Stufe zu Stufe. Der Flow kopiert die Datei in die nächste Bibliothek, überträgt die Metadaten, setzt Ersteller und Bearbeiter über die SharePoint REST API korrekt und entfernt die Datei aus der vorherigen Stufe.

  • Master-Bibliothek plus vier Arbeitsbibliotheken mit je rund 30 dokumentierten Spalten
  • Standardansicht „Meine Dokumente“ je Bibliothek, gefiltert auf die eigenen bzw. zugewiesenen Dokumente
  • Freigabe bzw. Ablehnung wahlweise über die SharePoint-Inhaltsgenehmigung oder ein Statusfeld im Formular
  • Kommentare je Stufe, zusätzlich kumuliert über alle Durchläufe
  • Verwaltete Metadaten für die Prozesszuordnung, Nachschlagespalten für Geschäftsfeld, Leistungsbereich und Einrichtung

Automatisch gepflegte Berechtigungen

Für jede Rolle gibt es eine SharePoint-Liste mit den berechtigten Personen und ihrem Geschäftsfeld. Diese Listen liefern auch die Auswahlwerte für die Prüferfelder im Formular. Ein nächtlicher Flow je Rolle gleicht die Mitglieder der zugehörigen SharePoint-Gruppe über die REST API mit der Liste ab, entfernt nicht mehr berechtigte Personen und fügt neue hinzu.

  • Vier SharePoint-Gruppen mit eigenen Berechtigungsstufen je Prüfrolle
  • Täglicher Abgleich um 00:00 Uhr über SharePoint REST (siteGroups, roleDefinitions)
  • Zusätzlicher manueller Flow zur Korrektur von Dokumentberechtigungen

Veröffentlichung, Word-Vorlagen und Freigabeprotokoll

Nach der Genehmigung schreibt der Flow die Dokumenteigenschaften in die Inhaltssteuerelemente der Word-Vorlage, damit Kopf- und Fußzeile immer den aktuellen Stand zeigen. Danach wird das Dokument in der Master-Bibliothek als neue Hauptversion veröffentlicht und ein Eintrag im Freigabeprotokoll erzeugt.

Das Freigabeprotokoll speichert alle Werte zum Zeitpunkt der Freigabe als Text. So bleiben die Angaben auch dann erhalten, wenn sich später ein Listeneintrag oder ein Benutzerkonto ändert.

  • Befüllen der Word-Inhaltssteuerelemente mit Word Online (Business)
  • Eigener Fehlerpfad bei nicht unterstütztem Word-Format mit Hinweis an die zuständige Person
  • Veröffentlichung direkt oder gesammelt in einer wöchentlichen Benachrichtigung
  • Benachrichtigung an hinterlegte E-Mail-Verteiler über untergeordnete Flows per HTTP-Aufruf

Revision veröffentlichter Dokumente

Bei der formalen Prüfung wird festgelegt, nach wie vielen Monaten ein Dokument erneut geprüft werden muss. Ein täglicher Flow ermittelt fällige Dokumente und startet die Revision. Zusätzlich kann eine Ad-hoc-Revision über ein Ja/Nein-Feld oder manuell angestoßen werden. Das Dokument geht dann zurück an Autor bzw. fachliche Prüfung und durchläuft die Freigabe erneut.

  • Revisionszeiträume 6, 12, 18, 24 oder 30 Monate (Standard 24)
  • Täglicher Revisions-Flow, der die Durchführung über HTTP-ausgelöste Flows startet
  • Ad-hoc-Revision mit bis zu vier Wiederholungsversuchen beim Lesen der Änderungen

Canvas App für Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung

Auf Basis einer Prozessaufnahme und eines Scribbles habe ich eine Canvas App mit fünf Bildschirmen gebaut: Start, Übersicht, Reiseantrag, Reisekostenabrechnung und Fehleransicht. Antrag und Abrechnung bilden einen Datensatz, der über seinen Status durch den Prozess läuft.

Die App ermittelt Vorgesetzte über Office 365 Users, berücksichtigt fachliche Berechtigungen wie das Stellen von Anträgen für andere Personen und rechnet Verpflegungsmehraufwand, Abzüge für gestellte Mahlzeiten, Kilometerpauschale und Fahrt- bzw. Übernachtungskosten bis zum Erstattungsbetrag durch.

  • Fünf Bildschirme, sechs eigene Komponenten (u. a. App-Leiste, Schnellsuche, Tabs, Aktionsleiste)
  • Antragsübersicht mit Suche, Filter und Sicht je Rolle (Antragsteller, Reisende, Genehmigende)
  • Kopierfunktion, um aus einer bestehenden Reise einen neuen Entwurf anzulegen
  • Belege als Anlagen direkt am Antrag
  • Direktaufruf eines Antrags aus der Genehmigungs-E-Mail über URL-Parameter
  • Zentrale Fehlerbehandlung über App.OnError und eigene Fehleransicht

Genehmigungsworkflows mit Vertretung und Beleg

Zwei Flows steuern die Genehmigung, einer für den Reiseantrag und einer für die Abrechnung. Sie starten nur bei einem bestimmten Status und nutzen Approvals mit Anlagen. Ist für den Genehmiger eine Vertretung hinterlegt, wird sie einbezogen und im Ergebnis zwischen vorgesehener und tatsächlich entscheidender Person unterschieden.

Nach der Freigabe der Abrechnung erzeugt der Flow aus einer Word-Vorlage einen Dienstreisebeleg, wandelt ihn in PDF um und informiert die Buchhaltung. Ein dritter Flow setzt alle 15 Minuten den Status von Reisen, deren Ende erreicht ist.

  • Statusgesteuerte SharePoint-Trigger mit Triggerbedingungen
  • Ausnahmen vom Genehmigungsprozess je Person konfigurierbar
  • Timeout-Pfad nach 30 Tagen mit Statusänderung und Benachrichtigung
  • Dienstreisebeleg als PDF aus Word-Vorlage über Word Online (Business) und OneDrive
  • Mehr als 380 Aktionen in den drei Kernflows

Umgebungen, Lösungen und Betrieb

Die QM-Flows habe ich in einer Sandbox entwickelt und nach einem Beta-Test in die Produktion überführt. Die Dienstreise-Lösung ist aus der Default-Umgebung in eine eigene Produktivumgebung umgezogen und liegt heute als Power-Platform-Lösung mit Verbindungsreferenzen vor. Regelmäßige Sicherungen aller Flows, der App und der SharePoint-Listen gehören zum Betrieb.

  • Umgebungserkennung in App und Flows, damit Links und Kennungen je Umgebung stimmen
  • Lösung mit sechs Verbindungsreferenzen (SharePoint, Outlook, Approvals, Entra ID, Word Online, OneDrive)
  • Trennung von technischem Betriebskonto und Supportkonto bei der Umstellung auf eine neue Umgebung
  • Monatliche Sicherungsstände der Flows über mehr als ein Jahr

03Im Detail

Apps, Abläufe und Daten auf einen Blick.

Namen und Inhalte sind neutral beschrieben - Kundennamen nenne ich grundsätzlich nicht.

Apps1

  • Dienstreise-AppCanvas App · 5 BildschirmeAntrag, Genehmigungsstatus, Reisekostenabrechnung mit Belegen und Übersicht aller eigenen bzw. zu genehmigenden Reisen. Sechs eigene Komponenten, rund 570 Steuerelemente, Daten in fünf SharePoint-Listen.

Cloud Flows12

  • QM: Weiterleitung Autor an fachliche PrüfungAuslöser: Änderung der Dateieigenschaften (Triggerbedingung auf Inhaltsgenehmigung bzw. Status)Prüft Pflichtfelder, befüllt Word-Inhaltssteuerelemente, verschiebt das Dokument in die nächste Bibliothek, setzt Ersteller und Bearbeiter per REST und benachrichtigt die prüfende Person.
  • QM: Fachliche Prüfung genehmigt bzw. abgelehntAuslöser: Änderung der DateieigenschaftenZwei Flows, die das Dokument zur formalen Prüfung weiterleiten oder an den Autor zurückgeben, inklusive Kommentar und E-Mail.
  • QM: Formale Prüfung genehmigt bzw. abgelehntAuslöser: Änderung der DateieigenschaftenZwei Flows für Weiterleitung zur Genehmigung bzw. Rückgabe an die fachliche Prüfung.
  • QM: Genehmigung genehmigt bzw. abgelehntAuslöser: Änderung der DateieigenschaftenVeröffentlicht das Dokument als neue Hauptversion in der Master-Bibliothek, schreibt das Freigabeprotokoll und startet die Benachrichtigung bzw. gibt das Dokument zurück.
  • QM: Abgleich SharePoint-Gruppen (4 Flows)Auslöser: Zeitplan, täglich 00:00 UhrGleicht je Rolle die Mitglieder der SharePoint-Gruppe über die REST API mit der Berechtigungsliste ab.
  • QM: Pflege der Berechtigungslisten (4 Flows)Auslöser: Element erstellt oder geändertErgänzt bzw. aktualisiert Einträge der Rollenlisten und meldet Fehler per E-Mail.
  • QM: Benachrichtigung direkt und wöchentlichAuslöser: Manuell bzw. Zeitplan montags 12:00 UhrStartflows rufen untergeordnete Flows per HTTP auf, die je E-Mail-Verteiler eine Zusammenfassung neu veröffentlichter Dokumente versenden.
  • QM: Revision fällig, ad hoc und DurchführungAuslöser: Zeitplan täglich, Ja/Nein-Feld, manuell bzw. HTTPErmittelt fällige Dokumente, startet die Revision und gibt Dokumente mit allen Prüferangaben zurück in den Freigabeprozess.
  • Dienstreise: Genehmigung ReiseantragAuslöser: Listenelement geändert, Status „in Prüfung“Approvals mit Anlagen, Vertretungsregel, Ausnahmen, Benachrichtigungen und Timeout nach 30 Tagen.
  • Dienstreise: Genehmigung AbrechnungAuslöser: Listenelement geändert, Status „zur Abrechnung versendet“Zweite Genehmigung, Erzeugung des Dienstreisebelegs als PDF aus Word-Vorlage und Information der Buchhaltung.
  • Dienstreise: Statusänderung nach ReiseendeAuslöser: Zeitplan alle 15 MinutenSetzt Reisen nach ihrem Ende in den Abrechnungsstatus und informiert die Reisenden.
  • Umgebung ermittelnAuslöser: Aufruf aus Power AppsGibt der App die aktuelle Umgebungskennung zurück, damit Links und Konfiguration je Umgebung passen.

Datenmodell8

  • QM-Dokumente (Master)SharePoint-DokumentenbibliothekVeröffentlichte QM-Dokumente mit Version, Revisionszeitraum und Verantwortlichen
  • Arbeitsbibliotheken Autor, fachliche Prüfung, formale Prüfung, GenehmigungSharePoint-DokumentenbibliothekJe Prüfstufe eine Bibliothek mit eigenen Berechtigungen und rund 30 Spalten
  • Berechtigungslisten je RolleSharePoint-ListeBerechtigte Personen mit Geschäftsfeld, Grundlage für Gruppenabgleich und Prüferauswahl
  • FreigabeprotokollSharePoint-ListeRevisionsfeste Ablage aller Freigabedaten als Textwerte
  • E-Mail-Verteiler VeröffentlichungSharePoint-ListeEmpfänger für direkte und wöchentliche Veröffentlichungsmitteilungen
  • AntragSharePoint-ListeReiseantrag und Abrechnung in einem Datensatz mit 67 dokumentierten Datenfeldern und Anlagen
  • Berechtigungen DienstreiseSharePoint-ListeGenehmigende je Person sowie Schalter für Ausnahmen und Handeln für andere
  • Person, Land, Reisemittel, VertretungenSharePoint-ListeStamm- und Auswahldaten für App und Genehmigungsflows

Schnittstellen6

  • SharePoint REST API für Gruppenmitgliedschaften, Berechtigungsstufen und das Setzen von Ersteller bzw. Bearbeiter
  • Office 365 Users und Microsoft Entra ID für Benutzer- und Vorgesetztendaten
  • Word Online (Business) und OneDrive for Business für Inhaltssteuerelemente und PDF-Belege
  • Office 365 Outlook für Benachrichtigungen über ein zentrales Absenderpostfach
  • Approvals für die Genehmigung von Reiseantrag und Abrechnung
  • Power Apps für App-Ersteller zur Anzeige der App-Version

04Knifflige Stellen

Herausforderungen und wie ich sie gelöst habe.

Spaltengenaue Rechte ohne Zusatzprodukt

SharePoint kann in einer Bibliothek nicht je Prüfstufe unterschiedliche Spalten und Dokumente freigeben. Ich habe den Prozess deshalb auf fünf Bibliotheken verteilt und das Dokument per Flow von Stufe zu Stufe verschoben. Ersteller und Bearbeiter setze ich danach per REST-Aufruf, damit die Ansicht „Meine Dokumente“ und die Versionshistorie stimmen.

Berechtigungen aus Listen statt Handpflege

Die Fachabteilung pflegt nur Personenlisten. Vier nächtliche Flows lesen Gruppen und Berechtigungsstufen über die SharePoint REST API und gleichen die Mitglieder ab. Dadurch passen Prüferauswahl im Formular und tatsächliche Zugriffsrechte immer zusammen.

Metadaten im Word-Dokument

Kopf- und Fußzeilen der QM-Dokumente sollen Titel, Prozess, Verantwortliche und Stand zeigen. Der Freigabe-Flow füllt dazu die Inhaltssteuerelemente der Word-Vorlage mit Word Online (Business). Schlägt das an einem älteren Dateiformat fehl, bricht der Flow kontrolliert ab und informiert die zuständige Person.

Robuste Flows bei Dateisperren

Dokumente sind beim Verschieben oft noch geöffnet. Ich trenne in jedem Flow Verarbeitung und Fehlerbehandlung in eigene Bereiche, arbeite mit Verzögerungen vor dem Löschen und mit bis zu vier Wiederholungsversuchen. Fehler gehen mit Kontext per E-Mail an die Betreuung.

Direkt vom Postfach in den Antrag

Genehmigende erhalten eine E-Mail mit einem Link, der die App mit Antragsnummer und Rolle als URL-Parameter öffnet. Die Flows bauen diesen Link je Umgebung zusammen, sodass Test und Produktion nicht vermischt werden.

Vertretung und Fristen in der Genehmigung

Beide Genehmigungsphasen lesen hinterlegte Vertretungen, kennzeichnen sie in der Anfrage und halten fest, wer tatsächlich entschieden hat. Bleibt eine Anfrage 30 Tage offen, setzt ein eigener Pfad den Status zurück und informiert die Beteiligten.

Umzug ohne Funktionsverlust

Die Dienstreise-Lösung lief zunächst in der Default-Umgebung. Ich habe sie in eine eigene Produktivumgebung und später in eine neue Umgebung mit getrenntem Betriebs- und Supportkonto überführt. Dafür mussten Verbindungen, Eigentümerschaften, Postfachrechte, Word-Vorlage und App-Verknüpfungen geprüft und nachgezogen werden.

05Vorgehen

Schritt für Schritt zum Ergebnis.

  1. 1

    Analyse und Konzept (11/2022)

    Einarbeitung in die bestehende Bibliothek, Neustrukturierung des Freigabeprozesses, Umsetzungskonzept mit Rollenbibliotheken und Aufwandsschätzung je Arbeitspaket.

  2. 2

    Umsetzung QM-Freigabe (12/2022 bis 02/2023)

    Aufbau der Bibliotheken, Berechtigungslisten und Flows in einer Sandbox, Gesamtprozessdokumentation, Workshop vor Ort und Beta-Test mit den Fachbereichen.

  3. 3

    Produktivsetzung QM (03/2023)

    Überführung der Flows in die Produktion, Migration der Bibliotheken und Listen, Ergänzung von Benachrichtigung und Revision.

  4. 4

    Dienstreise-App (03/2023 bis 06/2023)

    Prozessaufnahme, Scribble, Prozessablaufdiagramm und Datenmodell, danach Canvas App und Genehmigungsworkflows, Beta-Test ab 05/2023.

  5. 5

    Ausbau und Betrieb (07/2023 bis 01/2024)

    Dienstreisebeleg als PDF, zentrales Absenderpostfach, Umzug in die Produktivumgebung, Dokumentation der Datenfelder und Aufgabensteuerung über Planner.

  6. 6

    Betreuung und Weiterentwicklung (seit 2024)

    Anpassungen nach Bedarf, Fehleranalysen, Kontentrennung und Wechsel in eine neue Power-Platform-Umgebung sowie Analyse eines weiteren Anwendungsfalls.

06Ergebnis

Was heute anders läuft.

  • Der dreistufige QM-Freigabeprozess läuft seit 03/2023 produktiv auf SharePoint Online mit 25 Power Automate Flows (Stand 07/2024).
  • Abrechnungsbelege entstehen automatisch als PDF und gehen mit den Belegen an die Buchhaltung.
  • Nach dem Wechsel in eine neue Power-Platform-Umgebung 10/2026 hat der Kunde einen erfolgreichen Funktionstest bestätigt.

Technologien

  • Microsoft SharePoint Online (Dokumentenbibliotheken, Listen, Inhaltsgenehmigung, verwaltete Metadaten)
  • Microsoft Power Automate (Cloud Flows, Approvals)
  • Microsoft Power Apps (Canvas App)
  • Microsoft Word (Dokumentvorlagen mit Inhaltssteuerelementen)
  • Word Online (Business) und OneDrive for Business
  • SharePoint REST API
  • Office 365 Users und Microsoft Entra ID
  • Office 365 Outlook
  • Power Platform Lösungen mit Verbindungsreferenzen

Belegte Kompetenzen

  • Prozessaufnahme und Konzeption mehrstufiger Freigabeprozesse
  • SharePoint-Berechtigungskonzepte mit Gruppen, Berechtigungsstufen und REST API
  • Power Automate mit Triggerbedingungen, untergeordneten Flows, Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik
  • Dokumentautomatisierung mit Word-Inhaltssteuerelementen und PDF-Erzeugung
  • Canvas Apps mit Komponenten, Deep Links und zentraler Fehlerbehandlung
  • Genehmigungen mit Approvals, Vertretungen und Fristen
  • Umgebungsstrategie, Lösungen und Verbindungsreferenzen in der Power Platform
  • Langfristige Betreuung und Weiterentwicklung produktiver Lösungen

07Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Wie lassen sich in SharePoint unterschiedliche Rechte je Prüfstufe umsetzen?
In einer einzelnen Bibliothek lassen sich Spalten nicht je Rolle ausblenden. Bewährt hat sich eine Bibliothek je Prüfstufe mit eigenen Berechtigungen und eine Master-Bibliothek für veröffentlichte Dokumente. Power Automate verschiebt das Dokument samt Metadaten von Stufe zu Stufe.
Wie kommen SharePoint-Metadaten in ein Word-Dokument?
Word-Vorlagen können Inhaltssteuerelemente enthalten, die Power Automate mit der Aktion zum Befüllen einer Word-Vorlage beschreibt. So stehen Titel, Verantwortliche oder Revisionsdatum in Kopf- und Fußzeile. Wichtig ist eine Fehlerbehandlung für Dokumente in älteren Formaten.
Warum eine Canvas App für Dienstreiseanträge statt eines SharePoint-Formulars?
Antrag und Abrechnung brauchen Berechnungen, rollenabhängige Ansichten und Belege an einem Datensatz. Eine Canvas App bildet das übersichtlich ab und lässt sich aus Genehmigungs-E-Mails direkt mit dem richtigen Antrag öffnen. Die Daten bleiben trotzdem in SharePoint-Listen.
Was ist beim Umzug einer Power-Platform-Lösung in eine andere Umgebung zu beachten?
Neben App und Flows müssen Verbindungen, Eigentümer, Postfachrechte, Vorlagen und fest hinterlegte Links geprüft werden. Eine Lösung mit Verbindungsreferenzen und ein eigenes technisches Betriebskonto vereinfachen den Wechsel. Ein gezielter Test einzelner Funktionen wie des E-Mail-Versands gehört dazu.

08Weitere Fallstudien

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