Projekt · Energieversorgung

E-Signatur-Einführung mit Adobe Acrobat Sign beim Energieversorger

Für einen Energieversorger habe ich die Einführung elektronischer Signaturen mit Adobe Acrobat Sign begleitet. Ich habe ein zweisprachiges Schulungskonzept, Schnelleinstiege, Videos und Empfehlungen erstellt, zielgruppenspezifische Schulungen und Sprechstunden über Teams durchgeführt und Anwender bei Fragen und Formularmigrationen unterstützt.

04/2022 - 04/2023
mehr als 7.500 Mitarbeitende
Beratung

Branche: Energieversorger
Unternehmensgröße: mehr als 7.500 Mitarbeitende
Reichweite: mehr als 40 Standorte, internationaler Vertrieb
Zeitraum: 04/2022 - 04/2023
Meine Rolle: Konzeption, Erstellung der Unterlagen, Durchführung und Anwenderunterstützung (über einen Personaldienstleister)
Art: Beratung

Schulungs- und Sprechstundentermine zwischen 12/2022 und 04/2023

Zielgruppen mit eigenem Format

Sprachen für alle Unterlagen und Termine

Videoschulungen (je drei auf Deutsch und Englisch)

880h

Projektaufwand von 10/2022 bis 04/2023

01Ausgangslage

Wo das Projekt angefangen hat.

Der Energieversorger löste ein bestehendes Token-basiertes Verfahren für Signaturen ab und baute Adobe Acrobat Sign als Plattform für elektronische Unterschriften aus. Mitarbeitende mit sehr unterschiedlichem Vorwissen, von der Verwaltung bis in die Kraftwerke, sollten Vereinbarungen digital unterschreiben, anfordern und Formulare selbst signaturfähig machen können.

Ziele

Für jede Zielgruppe einen passenden Einstieg in Adobe Acrobat Sign schaffen
Unterlagen auf Deutsch und Englisch bereitstellen
Fragen der Anwender schnell beantworten und häufige Probleme in die Unterlagen zurückführen
Einheitliche Regeln für Bibliotheksvorlagen etablieren

02Lösung

Was ich konzipiert und gebaut habe.

Zielgruppenkonzept

Ich habe ein Schulungskonzept mit getrennten Profilen für Einsteiger, Anforderer und Fortgeschrittene entwickelt, später ergänzt um ein Format für Mitarbeitende in den Kraftwerken. Jedes Profil kombiniert Selbstlernmaterial, Videos und virtuelle Termine.

Einsteiger: Signaturarten, Oberfläche, Senden, Unterschreiben, Verwalten
Anforderer: Formularfelder, signaturfähige Formulare aus Word, Excel und PDF, Office-Add-ins, Mobilgeräte
Fortgeschrittene: Webformulare, Vorbelegung per URL-Parameter, Aktivieren und Ausblenden

Anleitungen, Videos und Empfehlungen

Neben den Schulungsunterlagen habe ich zweisprachige Schnelleinstiege zu Signaturarten (EES, FES, QES), zum Unterschreiben und Anfordern sowie zum Massenversand erstellt. Dazu kamen Videoschulungen, ein Handout für Arbeitsplätze in den Kraftwerken, Anleitungen zu HR-Formularen und eine Namenskonvention für Bibliotheksvorlagen.

Termine, Sprechstunden und Feedback

Die Schulungen liefen virtuell über Teams im Wechsel auf Deutsch und Englisch, ergänzt um eine wöchentliche Beratungssprechstunde. Nach jeder Schulung wurde die Qualität über eine Umfrage mit Microsoft Forms ausgewertet.

03Knifflige Stellen

Herausforderungen und wie ich sie gelöst habe.

Eine Plattform, sehr unterschiedliche Nutzer

Statt einer Einheitsschulung gab es vier Formate mit eigenem Inhalt und eigener Tiefe sowie ein ausdruckbares Handout für Arbeitsplätze ohne regelmäßigen Bildschirmzugang.

04Vorgehen

Schritt für Schritt zum Ergebnis.

1
Konzept
Zielgruppenprofile, Inhalte und Formate festgelegt und abgestimmt.
2
Unterlagen
Schulungsunterlagen, Schnelleinstiege und Videos auf Deutsch und Englisch erstellt.
3
Durchführung
Schulungen, Sprechstunden und Feedback-Auswertung, laufende Aktualisierung der Unterlagen.

05Ergebnis

Was heute anders läuft.

Zwischen Dezember 2022 und April 2023 fanden 82 Schulungs- und Sprechstundentermine statt.
Videoaufzeichnungen der Schulungen wurden für das Selbststudium bereitgestellt.

Technologien

Adobe Acrobat Sign (inkl. Webformulare, Bibliotheksvorlagen, Massenversand)
Adobe Acrobat Sign Office-Add-ins
Microsoft Teams
Microsoft Forms
TechSmith Camtasia
Microsoft PowerPoint

Belegte Kompetenzen

Adobe Acrobat Sign
Elektronische Signaturen nach eIDAS (EES, FES, QES)
Zielgruppengerechte Anwenderunterlagen
Zweisprachige Projektkommunikation

06Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Welche elektronische Signatur wird wann benötigt?

Das hängt vom Dokument, vom anwendbaren Recht und von gesetzlichen oder vereinbarten Formvorgaben ab. Bei formfreien Vorgängen kann eine einfache elektronische Signatur genügen. Verlangt das Gesetz die Schriftform, kann sie in Deutschland und Österreich in der Regel nur eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS ersetzen und auch das nicht in jedem Fall, bspw. nicht bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland. In der Schweiz ist eine QES nach ZertES mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, eine QES nach eIDAS ist dort nicht automatisch gleichwertig. Die rechtliche Einordnung übernimmt Ihre Rechtsberatung.

Warum braucht man Namenskonventionen für Signaturvorlagen?

Ohne Regeln entstehen schnell doppelte und unklare Vorlagennamen. Eine Konvention mit Kategorie vorne, Unterstrichen statt Leerzeichen, ohne Umlaute und Sonderzeichen sowie mit fester Datums- bzw. Versionsnummer macht Vorlagen auffindbar und sortierbar.

07Weitere Fallstudien

Mehr Projekte im Detail.

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