Ihr erster Freigabeprozess
Sie wollen Urlaubsanträge, Bestellungen oder Rechnungen digital freigeben. Der Planer führt durch alle Entscheidungen, bevor der erste Flow entsteht.
Vorlage für Unternehmen
Freigabe-Baukasten für Power Automate.
Freigabe- und Genehmigungsprozesse so planen, bauen und testen, dass sie im Alltag tragen: Mit Fristen, Erinnerung, Eskalation, Vertretung, Protokoll und klarer Lizenzlage. Zehn Bausteine als genaue Bauanleitungen, vier Szenarien von Urlaubsantrag bis Vertragsfreigabe, ein Planer in Excel und eine Vorlage für Prozessbeschreibung und Abnahme.
- 10 Bausteine
- 4 Szenarien
- Excel, Word, PDF zum Herunterladen
- 129 € zzgl. USt.
Freigabe-Baukasten-Power-Automate_Planer.xlsx
Höchste Dauer15 Tage
Ein Flow reicht
BausteineB01B02B04B05
- 1 · Kostenstelle6 Tage
- 2 · Einkauf ab 5.000 €4 Tage
- 3 · Leitung ab 25.000 €5 Tage
StartSteckbriefStufenMusterwahlLizenzenTestprotokoll
01Wann sich der Baukasten lohnt
Der erste Flow ist schnell gebaut. Der Alltag danach nicht.
Anfragen bleiben im Urlaub liegen, niemand wird erinnert, Entscheidungen lassen sich später nicht belegen, und der Flow hängt am Konto einer einzelnen Person. Der Baukasten gibt Ihrem Team eine erprobte Methode, das von Anfang an richtig zu machen.
Ein Flow macht Ärger
Anfragen bleiben liegen, laufen nach Wochen ins Leere oder scheitern an Abwesenheiten. Die Bausteine für Fristen, Eskalation und Vertretung lösen genau das.
Nachweis ist gefordert
Revision, Wirtschaftsprüfung oder interne Kontrolle wollen wissen, wer wann entschieden hat. Das Protokoll belegt jede Entscheidung über die 30 Tage des Ausführungsverlaufs hinaus.
Mehrere Prozesse, ein Muster
Jeder Fachbereich baut Freigaben anders. Mit dem Baukasten folgen alle Prozesse demselben Datenmodell, denselben Bausteinen und denselben Testfällen.
02Das Paket
Drei Dateien, ein durchdachter Prozess.
Sie erhalten ein ZIP-Paket mit allen Dateien, sofort einsetzbar und für beliebig viele eigene Freigabeprozesse.
XLSX
Planer (Excel)
Prozess aufnehmen, Stufen und Fristen festlegen, passende Bausteine wählen, Lizenzen prüfen, Datenmodell und Rechte planen und alle Testfälle protokollieren.
DOCX
Prozessbeschreibung und Abnahme (Word)
Gegliederte Vorlage, die den fertigen Freigabeprozess beschreibt: Rollen, Ablauf, Regeln, Daten, Rechte, Technik, Betrieb, Testergebnis und Abnahme.
PDFHandbuch (PDF)
Vorgehen Schritt für Schritt, Grundlagen der Genehmigungen, zehn Bausteine als genaue Bauanleitungen und vier Szenarien von Urlaubsantrag bis Vertragsfreigabe.
Die Blätter des Planers
- Stufenbis zu sechs Stufen mit Frist, Erinnerung, Eskalation und Vertretung, mit Prüfung der Angaben
- Musterwahlzwölf Fragen, daraus die Bausteine, die Ihr Prozess braucht
- Lizenzengenutzte Konnektoren, Standard oder Premium, reicht die Microsoft 365-Lizenz?
- Datenmodellalle Listen und Spalten mit internem Namen, was Sie brauchen, ist markiert
- Testprotokolldie Testfälle Ihrer Bausteine mit erwartetem Ergebnis
03So funktioniert es
In sechs Schritten zum abgenommenen Prozess.
Erst planen, dann bauen, dann testen. Der Planer hält jede Entscheidung fest, das Handbuch führt Schritt für Schritt durch den Bau.
-
Prozess aufnehmen
Steckbrief ausfüllen: Wer stellt Anträge, wer entscheidet, wie viele Anträge kommen, welche Regeln gelten.
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Stufen und Fristen festlegen
Je Stufe Bedingung, Genehmigende, Art der Zustimmung, Frist, Erinnerung, Eskalation und Vertretung festlegen.
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Bausteine wählen
Zwölf Fragen beantworten. Der Planer zeigt, welche Bausteine Sie brauchen und in welchem Kapitel sie stehen.
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Lizenzen, Daten und Rechte klären
Konnektoren prüfen, Listen und Spalten planen, Rechte je Rolle festlegen.
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Bauen
Die gewählten Bausteine nach den Bauanleitungen im Handbuch bauen, zuerst in einer Test- oder Entwicklungsumgebung.
-
Testen und abnehmen
Alle passenden Testfälle durchspielen, Ergebnis festhalten und den Prozess mit der Prozessbeschreibung abnehmen lassen.
04Die Bausteine
Zehn Bausteine in drei Gruppen.
Jeder Baustein ist eine genaue Bauanleitung mit den Namen der Aktionen auf Deutsch und Englisch, Ausdrücken zum Kopieren, Stolperfallen und Testfällen. Sie bauen nur, was Ihr Prozess braucht. Alle kommen mit den Standardkonnektoren der Microsoft 365-Lizenz aus. Vier Szenarien zeigen, wie die Bausteine zu typischen Freigabeprozessen zusammenpassen.
01FreigabemusterEinstufig, mehrstufig nacheinander und parallel3
- B01Einstufige Freigabe: Grundmuster: Auslöser mit Statusspalte, eine Genehmigung, Ergebnis zurückschreiben und informieren.
- B02Mehrstufig nacheinander: Weitere Stufen nacheinander, jede nur bei Bedarf, bspw. ab einem Betrag.
- B03Parallele Freigabe: Mehrere Personen oder Fachbereiche gleichzeitig: Eine genügt, alle müssen, oder getrennte Zweige.
02SteuerungGenehmigende, Fristen, Vertretung und Rückfragen4
- B04Genehmigende ermitteln: Vorgesetzte aus Microsoft Entra ID, Zuständigkeiten aus der Liste Freigaberegeln, Ersatz und Vier-Augen-Prinzip.
- B05Fristen, Erinnerung und Eskalation: Zeitlimit je Stufe, Eskalation nach Fristende und ein täglicher Erinnerungsflow.
- B06Vertretung und Abwesenheit: Vertretung aus der Liste Vertretungen mit anfragen und Neuzuweisung durch Genehmigende erlauben.
- B07Rückfrage, Überarbeitung und Zurückziehen: Eigene Antworten mit „Rückfrage“, erneutes Einreichen und Zurückziehen während der Prüfung.
03Nachweis und BetriebProtokoll, Fehlerbehandlung, Rechte und Dienstkonto3
- B08Protokoll und Nachvollziehbarkeit: Jedes Ereignis dauerhaft in der Liste Freigabeprotokoll, geschützt vor Änderungen.
- B09Fehlerbehandlung und Wiederanlauf: Try und Catch für Freigaben: Status „Fehler“, Meldung mit Link zum Lauf, Neustart über den Status.
- B10Berechtigungen und Betrieb: Lösung, Dienstkonto, Rechte in den Listen und ein Wächterflow gegen Änderungen von Hand.
Vier Szenarien vom Urlaubsantrag bis zur Vertragsfreigabe
Urlaubsantrag
Beschäftigte beantragen Urlaub, die vorgesetzte Person entscheidet. Ist sie selbst abwesend, entscheidet die Vertretung.
Bestellanforderung
Bestellungen werden je nach Betrag in bis zu drei Stufen freigegeben: Kostenstelle, Einkauf und ab einer hohen Summe die Geschäftsführung.
Rechnungsfreigabe
Eingangsrechnungen werden sachlich und kaufmännisch geprüft, bevor sie zur Zahlung gehen. Ab einem Betrag entscheidet zusätzlich die Geschäftsführung.
Dokument- und Vertragsfreigabe
Fachbereich und Rechtsabteilung prüfen ein Dokument gleichzeitig. Bei hohem Vertragswert oder langer Laufzeit entscheidet danach die Geschäftsführung.
05Einblick
So ist jeder Baustein aufgebaut.
Ziel, Einsatz, Voraussetzungen, nummerierte Schritte mit den Aktionen, Ausdrücke, Stolperfallen und Testfälle. Hier die Übersicht eines Bausteins und Seiten aus dem Handbuch.
Fristen, Erinnerung und Eskalation
8 Schritte4 TestfälleNur Standardkonnektoren
Jede Stufe bekommt eine Frist. Vorher erinnert ein eigener Flow die Genehmigenden, nach Fristende geht die Anfrage zusätzlich an eine Eskalationsstelle. Antwortet auch dort niemand, gilt der Antrag als abgelaufen.
So bauen Sie ihn
- Frist und Erinnerung in den Antrag schreiben
- Zeitlimit der Genehmigung
- Eskalation melden
- Eskalation anfragen
- Ende der Anfrage markieren
- Ergebnis aus beiden Anfragen übernehmen
- Erinnerungsflow anlegen
- Erinnern und nächste Erinnerung setzen
Wann Sie ihn brauchen
Wenn Entscheidungen in einer bestimmten Zeit fallen müssen, bspw. wegen Skonto. Wenn Anfragen im Alltag untergehen und erinnert werden sollen. Wenn bei Untätigkeit eine andere Stelle entscheiden soll.
Beispiel aus Schritt 7: Erinnerungsflow anlegen
Filterabfrage · Fällige Erinnerungen
Status eq 'In Prüfung' and ErinnerungAm le '@{utcNow()}'
06Preis und Lizenz
Einmal kaufen, im ganzen Unternehmen nutzen.
Eine Lizenz gilt für Ihr Unternehmen, alle Beschäftigten und beliebig viele eigene Freigabeprozesse.
- Nutzung im erwerbenden Unternehmen für beliebig viele eigene Apps, durch alle Beschäftigten und beauftragte Dienstleister
- Verbundene Unternehmen benötigen eine eigene Lizenz
- Ausgefüllte Arbeitsmappen und Berichte dürfen Sie zur Information über die geprüfte App frei weitergeben
- Die Vorlagen dürfen Sie anpassen und erweitern, aber nicht an Dritte weitergeben oder weiterverkaufen
- Beratungsunternehmen erhalten für den Einsatz bei Kunden eine gesonderte Lizenz auf Anfrage
- Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen
Es gelten die Lizenzbedingungen. Systemvoraussetzungen: Microsoft Excel und Word ab 2016 bzw. Microsoft 365 (Windows oder macOS) oder Excel für das Web und ein Programm für PDF-Dateien. Für den Bau: Power Automate mit Standardkonnektoren, bspw. über eine Microsoft 365-Lizenz, und eine SharePoint-Website.
07Lieber umsetzen lassen?
Ich baue Ihren Freigabeprozess.
Sie möchten den Prozess nicht selbst bauen, er braucht Schnittstellen zu ERP, Buchhaltung oder Signaturdiensten, oder Sie wünschen sich eine zweite Meinung zu Ihrem Entwurf? Dann setze ich den Freigabeprozess für Sie um, vom Konzept bis zur Übergabe an Ihr Team.
Kaufpreis wird angerechnet: Beauftragen Sie nach dem Kauf die Umsetzung eines Freigabeprozesses, ziehe ich den Kaufpreis des Baukastens von meinem Angebot ab.
08Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Was unterscheidet den Baukasten vom kostenlosen Leitfaden?
Der Leitfaden „Power Automate Performance: 50 Tipps“ erklärt, was Cloud Flows schnell und stabil macht, für alle Arten von Flows. Der Baukasten ist nur für Freigaben: Planung mit Stufen und Fristen, zehn Bauanleitungen von der einstufigen Freigabe bis zu Eskalation, Vertretung und Protokoll, vier Szenarien und ein Testprotokoll. Wo es um allgemeine Themen wie Fehlerbehandlung geht, verweist er auf den passenden Tipp im Leitfaden.
Brauche ich eine Premium-Lizenz?
Nein. Alle Bausteine nutzen nur Standardkonnektoren wie Approvals (Genehmigungen), SharePoint, Office 365 Outlook und Office 365 Users. Die gehören zu Power Automate in vielen Microsoft 365-Plänen. Der Planer prüft das für Ihren Prozess.
Gibt es fertige Flows zum Importieren?
Nein. Sie erhalten genaue Bauanleitungen und bauen den Flow selbst. So passt er zu Ihren Listen, Regeln und Verbindungen, und Ihr Team versteht ihn und kann ihn später pflegen.
Welche Vorkenntnisse brauche ich?
Sie sollten schon Cloud Flows gebaut haben und dynamische Inhalte und einfache Ausdrücke kennen. Jeder Schritt ist im Handbuch erklärt, alle Ausdrücke stehen zum Kopieren im Planer.
Für wie viele Prozesse darf ich den Baukasten nutzen?
Für so viele eigene Freigabeprozesse, wie Sie möchten. Die Lizenz gilt für Ihr ganzes Unternehmen und alle Beschäftigten. Für jeden Prozess legen Sie eine Kopie des Planers an.
Dürfen Dienstleister den Baukasten bei Kunden einsetzen?
Die Lizenz deckt eigene Prozesse. Wer den Baukasten als Beratungsunternehmen bei Kunden einsetzen möchte, bekommt auf Anfrage eine gesonderte Lizenz. Schreiben Sie mir einfach.
Wie erhalte ich die Dateien und eine Rechnung?
Direkt nach dem Kauf erhalten Sie einen Link zum Herunterladen des ZIP-Pakets und eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Wie aktuell sind die Inhalte?
Alle Angaben sind gegen die Dokumentation von Microsoft geprüft (Stand November 2026). Jeder Baustein nennt seine Quellen. Microsoft entwickelt Power Automate laufend weiter, Version und Stand stehen auf dem Deckblatt des Handbuchs.
Fragen zum Freigabe-Baukasten? Schreiben Sie mir.
Ob Lizenz für Ihr Beratungsunternehmen, Fragen zu einem Baustein oder die Umsetzung Ihres Freigabeprozesses: Im kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch per Microsoft Teams klären wir, was Sie brauchen.